RPA cho doanh nghiệp nhỏ không có lập trình viên

Nhóm mười hai người của bạn dành cả sáng thứ Hai để chép hóa đơn vào hệ thống kế toán và khách hàng tiềm năng vào CRM. Có người nói “mình nên dùng RPA”, và bạn đi tìm hiểu. Bạn gặp các trình thiết kế bot, giấy phép robot và phần mềm chạy trên máy, còn những người sẽ duy trì tất cả những thứ đó thì công ty bạn không có.

Đây là câu trả lời ngắn gọn. RPA là phần mềm nhấp chuột và gõ phím trong các ứng dụng của bạn như một người vẫn làm. RPA truyền thống, loại mà Microsoft và UiPath bán, yêu cầu bạn xây dựng từng bot trong một trình thiết kế, giữ cho bot chạy được khi màn hình thay đổi và mua giấy phép cho từng bot chạy không giám sát. Điều đó phù hợp với công ty có người am hiểu kỹ thuật phụ trách. Một nhóm nhỏ không có lập trình viên có hai con đường nhẹ nhàng hơn: Zapier hoặc Make khi cả hai ứng dụng đều có tích hợp, và Incredible khi chúng không có. Với Incredible, bạn làm việc định kỳ đó một lần trong lúc vừa làm vừa nói ra mình đang làm gì, và Incredible lưu nó thành một tác vụ để bạn chạy lại.

Mọi thông tin dưới đây về Microsoft, UiPath, Zapier và Make đều lấy từ trang của chính họ, đọc ngày 28 tháng 10 năm 2026.

RPA là gì?

RPA là viết tắt của robotic process automation, tự động hóa quy trình bằng robot. Một bot mở ứng dụng, nhấp nút, gõ vào các ô và chuyển dữ liệu từ hệ thống này sang hệ thống khác, đúng những bước một người sẽ làm. RPA dành cho những hệ thống không có tích hợp hay API để kết nối với nhau: hệ thống ERP cũ, cổng nhà cung cấp, biểu mẫu của cơ quan nhà nước.

Microsoft mô tả desktop flow của mình là tự động hóa quy trình bằng robot cho “tất cả những ai thực hiện các tác vụ dựa trên quy tắc, đơn giản hay phức tạp, trên máy trạm của họ”, từ người dùng gia đình đến các công ty lớn. Từ khóa ở đây là dựa trên quy tắc. Một bot làm đúng từng bước của nó, và phải có người viết ra những bước đó.

Người viết đó chính là phần mà các nhóm nhỏ hay đánh giá thấp. Trong quy trình UiPath ở trên, mỗi cú nhấp và mỗi ô nhập là một bước do một người đặt vào trình thiết kế, kèm một mục tiêu cho từng bước.

Vì sao RPA truyền thống là lựa chọn nặng nề cho một nhóm không có lập trình viên

Có ba điều khiến RPA truyền thống tốn nhiều công sức với một nhóm 5 đến 50 người.

• Phải có người xây dựng từng việc định kỳ. Bot được tạo trong một trình thiết kế, từng bước một, hoặc được ghi lại rồi chỉnh sửa. Bài viết về trình ghi macro của chúng tôi cho thấy vì sao một bản ghi chỉ là điểm khởi đầu.
• Phải có người giữ cho bot chạy được. Khi một ứng dụng dời một nút đi chỗ khác hoặc một trang tải chậm hơn, bot sẽ dừng hoặc nhấp nhầm, và phải có người mở lại trình thiết kế. Chính tài liệu về chế độ không giám sát của Microsoft cảnh báo rằng độ phân giải màn hình khác nhau có thể dẫn đến việc “tương tác với sai phần tử nếu dùng thao tác bàn phím hoặc chuột.”
• Bot chạy trên máy, và tính phí giấy phép theo từng bot. Một bot tự chạy cần một máy Windows được dành riêng cho nó, đã đăng ký với dịch vụ, và một giấy phép cho mỗi bot.

Không điều nào trong số này là khuyết điểm của các công cụ. Chúng được làm cho các công ty có đội ngũ tự động hóa. Một công ty mười hai người có một quản lý văn phòng và một kế toán, và cả hai đều đã kín việc cả ngày.

Power Automate: desktop flow có giám sát và không giám sát

Power Automate là công cụ RPA mà hầu hết doanh nghiệp nhỏ gặp đầu tiên, vì nó đến từ Microsoft. Desktop flow được xây dựng trong Power Automate for desktop, mà Microsoft liệt kê cho Windows 10, Windows 11 và Windows Server, không hỗ trợ thiết bị ARM. Trên Mac, bạn chỉ dùng được cloud flow; xem Power Automate trên Mac.

Cách tính giấy phép đi theo hai cách mà một bot có thể chạy. Trang bảng giá của Microsoft liệt kê:

• Power Automate Premium, $15 cho mỗi người dùng mỗi tháng, thanh toán theo năm, bao gồm desktop flow ở chế độ có giám sát. Có giám sát nghĩa là flow chạy trên máy tính của bạn khi bạn đang đăng nhập.
• Power Automate Process, $150 cho mỗi bot mỗi tháng, thanh toán theo năm, cho desktop flow ở chế độ không giám sát. Mỗi bot chạy một flow không giám sát mỗi lúc, nên hai flow cùng lúc cần hai bot.
• Power Automate Hosted Process, $215 cho mỗi bot mỗi tháng, thanh toán theo năm, có thêm một máy ảo do Microsoft lưu trữ.

Các lần chạy không giám sát có quy tắc riêng. Hướng dẫn về chế độ không giám sát của Microsoft cho biết chúng “cần một máy sẵn sàng mà mọi người dùng đều đã đăng xuất”, giữ màn hình khóa trong lúc chạy, và không thể chạy trên Windows 10 hoặc 11 nếu có bất kỳ phiên người dùng nào đang mở, kể cả phiên đã khóa. Trên Windows Home, bạn có thể xây dựng và chạy flow trên máy, nhưng trang yêu cầu hệ thống của Microsoft cho biết bạn không thể kích hoạt desktop flow từ đám mây.

Nếu nhóm của bạn đã trả tiền cho Microsoft 365 và có người thích xây dựng flow, desktop flow có giám sát trên Windows là một khởi đầu hợp lý.

UiPath: gói Community miễn phí và gói Basic nhỏ

UiPath là cái tên nổi tiếng nhất trong lĩnh vực RPA, và trang bảng giá của họ có hai gói mà một nhóm nhỏ có thể xem xét:

• Community được ghi là “Miễn phí vĩnh viễn”, với UiPath Studio để xây dựng quy trình tự động, dạng low-code hoặc bằng mã, và hỗ trợ từ diễn đàn UiPath Community Forum.
• Basic bắt đầu từ $25 một tháng, cho “các quy trình tự động cá nhân cơ bản”, với 2 robot và tối đa 5 người dùng Basic, 5 người dùng Plus và 1 người dùng Pro. Trang này cũng cho biết “Basic đang thay đổi” và một gói cập nhật sắp ra mắt.

Standard và Enterprise bỏ giới hạn về người dùng và robot, và giá của chúng do đội kinh doanh của UiPath báo.

Chi phí ban đầu thấp. Phần công việc thì giống như với mọi công cụ RPA dựa trên trình thiết kế: phải có người học Studio, xây dựng từng bot và chọn mục tiêu cho từng cú nhấp, như selector ở trên. Khi trang thay đổi, mục tiêu đó chính là thứ phải có người sửa.

Zapier và Make: khi cả hai ứng dụng đều có tích hợp

Nhiều việc mà mọi người gọi là RPA thực ra là “khi điều này xảy ra trong một ứng dụng, hãy làm điều kia trong ứng dụng khác.” Nếu cả hai ứng dụng đều có tích hợp, bạn không cần một bot biết nhấp chuột. Bạn cần Zapier hoặc Make.

Trang bảng giá của Zapier cho biết Zapier kết nối hơn 9.000 ứng dụng. Gói Free có 100 tác vụ mỗi tháng và Zap hai bước; gói Professional bắt đầu từ $29,99 một tháng, hoặc $19,99 một tháng nếu thanh toán theo năm, cho 750 tác vụ và Zap nhiều bước. Trang bảng giá của Make cho gói Free 1.000 credit mỗi tháng.

Những công cụ này chạy trên đám mây, suốt ngày đêm, không cần máy nào của bạn phải bật. Giới hạn nằm ở tích hợp. Một cổng nhà cung cấp, một hệ thống kế toán cũ hay một trang web chỉ ngành của bạn dùng thường không có tích hợp nào, và đó lại là nơi phần lớn các việc định kỳ của doanh nghiệp nhỏ diễn ra. So sánh đầy đủ có trong Zapier so với một AI agent dùng máy tính của bạn.

Incredible: làm mẫu công việc một lần và nói ra mình đang làm gì

Incredible là một trợ lý nhấp chuột và gõ phím trong các ứng dụng thật và trình duyệt của chính bạn khi bạn yêu cầu, bằng giọng nói hoặc văn bản. Với một việc định kỳ, bạn dạy Incredible như cách bạn dạy một đồng nghiệp mới.

Bật hands-free (fn và Space trên Mac, Ctrl, Alt và Space trên Windows) và nói điều bạn sắp làm mẫu: “Để tôi dạy bạn cách tôi tải hóa đơn lên ERP của mình.” Sau đó làm việc đó như bạn vẫn làm và vừa làm vừa nói. Incredible ghi lại từng cú nhấp, mọi thứ bạn gõ hoặc sao chép, và mỗi ứng dụng hay tab bạn chuyển sang, rồi khớp chúng với những gì bạn nói. Khi bạn làm xong, Incredible lưu việc đó thành một tác vụ trong Saved tasks, nơi bạn có thể đổi tên và chỉnh sửa các bước.

Không có trình thiết kế và không có selector nào phải chọn. Lời bạn nói mang theo những quy tắc mà người xây dựng bot phải viết ra: hóa đơn phần mềm được hạch toán vào tài khoản nào, làm gì khi hóa đơn là một tệp ảnh. Vì Incredible làm theo các bước như những chỉ dẫn, một nút đã đổi chỗ hay một cột mang tên mới cũng không làm Incredible dừng lại.

Incredible làm việc trong trình duyệt của chính bạn, đăng nhập bằng tài khoản của bạn, nên hệ thống kế toán hay cổng thông tin không cần tích hợp hay API nào. Incredible chạy trên macOS 13 trở lên và Windows 10 trở lên. Hướng dẫn đầy đủ có trong cách tự động hóa một tác vụ lặp lại bằng cách làm mẫu một lần.

Chạy lại, theo lịch, hoặc do bất kỳ ai trong nhóm chạy

Một tác vụ đã lưu chạy khi bạn gọi đúng tên nó, với bất kỳ dữ liệu nào của ngày hôm đó. Tác vụ cũng có thể chạy mà không cần bạn yêu cầu. Hãy đặt nó theo lịch, chẳng hạn 9 giờ mỗi thứ Hai, hoặc ở chế độ Autopilot, khi đó tác vụ chạy mỗi lần có điều gì xảy ra trong một ứng dụng bạn đã kết nối, chẳng hạn khi có email hóa đơn gửi đến.

Với một nhóm nhỏ, việc chia sẻ quan trọng hơn số lượng robot. Một việc mà một người đã dạy cho Incredible có thể được chia sẻ, để bất kỳ ai trong nhóm cũng có thể yêu cầu. Kế toán dạy việc xử lý hóa đơn một lần, và quản lý văn phòng có thể chạy nó vào tuần kế toán đi nghỉ. Gói nhóm được tính phí theo suất và có thể bắt đầu với một suất.

Incredible dừng lại trước bất cứ việc gì không thể hoàn tác. Mọi thứ gửi đi, thanh toán hay xóa đều chờ bạn duyệt trước.

Một nhóm nhỏ nên chọn công cụ nào?

Hãy chọn dựa trên hai câu hỏi: ứng dụng có tích hợp không, và có ai sẽ xây dựng và duy trì các bot không?

• “Cả hai ứng dụng đều có tích hợp.” Zapier hoặc Make. Bắt đầu với gói miễn phí.
• “Chúng tôi có một người làm IT thích xây dựng quy trình tự động, và chúng tôi làm việc chủ yếu trong Microsoft 365.” Power Automate, bắt đầu với flow có giám sát, rồi đến bot không giám sát khi một việc định kỳ đáng được dành riêng một máy.
• “Chúng tôi muốn một nền tảng RPA đầy đủ và sẽ có người học cách dùng.” UiPath, bắt đầu với gói Community.
• “Công việc nằm trong một cổng thông tin hay một hệ thống cũ không có tích hợp, và ở đây không ai sẽ xây dựng hay sửa bot.” Incredible.

Nếu bạn dùng Mac, hai lựa chọn đầu tiên sẽ bị thu hẹp; xem Power Automate trên Mac.

Đang nghĩ đến một trình ghi macro đơn giản? Xem một lựa chọn thay thế trình ghi macro hiểu được bạn đã làm gì.