RPA per una piccola impresa senza sviluppatori

Il tuo team di dodici persone passa il lunedì mattina a copiare fatture nel sistema di contabilità e lead nel CRM. Qualcuno dice «dovremmo usare l'RPA», e tu ti informi. Trovi designer di bot, licenze per robot e un runtime per le macchine, e le persone che dovrebbero mantenere tutto questo nella tua azienda non ci sono.

Ecco la risposta breve. L'RPA è un software che clicca e scrive nelle tue app come farebbe una persona. Con l'RPA classica, quella venduta da Microsoft e UiPath, costruisci ogni bot in un designer, lo mantieni funzionante quando una schermata cambia e acquisti le licenze dei bot non presidiati una alla volta. È adatta a un'azienda con una persona tecnica che se ne occupi. Un piccolo team senza sviluppatori ha due strade più leggere: Zapier o Make quando entrambe le app hanno un'integrazione, e Incredible quando non ce l'hanno. Con Incredible fai la routine una volta spiegandola a voce, e Incredible la salva come attività da eseguire di nuovo.

Tutto quello che segue su Microsoft, UiPath, Zapier e Make viene dalle loro pagine, consultate il 28 ottobre 2026.

Cos'è l'RPA?

RPA sta per robotic process automation, automazione robotica dei processi. Un bot apre le app, clicca sui pulsanti, scrive nei campi e sposta i dati da un sistema all'altro, gli stessi passaggi che farebbe una persona. È pensata per i sistemi che non hanno un'integrazione o un'API per collegarli: il vecchio gestionale, il portale fornitori, il modulo della pubblica amministrazione.

Microsoft descrive i suoi flussi desktop come automazione robotica dei processi per «chiunque svolga attività semplici o complesse basate su regole sulla propria postazione di lavoro», dagli utenti domestici alle grandi aziende. La parola chiave è basate su regole. Un bot segue i suoi passaggi alla lettera, e qualcuno deve scriverli.

Quel qualcuno è la parte che i piccoli team sottovalutano. Nel flusso di UiPath qui sopra, ogni clic e ogni campo è un passaggio che una persona ha inserito nel designer, con un target per ognuno.

Perché l'RPA classica è pesante per un team senza sviluppatori

Tre cose rendono l'RPA classica molto impegnativa per un team da 5 a 50 persone.

• Qualcuno deve costruire ogni routine. Un bot si crea in un designer, passaggio per passaggio, oppure si registra e poi si modifica. Il nostro articolo sui registratori di macro spiega perché una registrazione è solo un punto di partenza.
• Qualcuno deve mantenerlo funzionante. Quando un'app sposta un pulsante o una pagina si carica più lentamente, il bot si ferma o clicca sulla cosa sbagliata, e qualcuno deve riaprire il designer. La stessa documentazione di Microsoft sulle esecuzioni non presidiate avverte che una risoluzione dello schermo diversa può portare a «interagire con l'elemento sbagliato se si usano azioni di tastiera o mouse».
• I bot girano su macchine, con una licenza per bot. Un bot che gira da solo ha bisogno di una macchina Windows dedicata, registrata nel servizio, e di una licenza per ogni bot.

Niente di tutto questo è un difetto degli strumenti. Sono pensati per aziende con un team dedicato all'automazione. Un'azienda di dodici persone ha un office manager e un contabile, e tutti e due hanno già la giornata piena.

Power Automate: flussi desktop presidiati e non presidiati

Power Automate è l'RPA che la maggior parte delle piccole imprese incontra per prima, perché è di Microsoft. I suoi flussi desktop si costruiscono in Power Automate for desktop, che Microsoft indica per Windows 10, Windows 11 e Windows Server, non per i dispositivi ARM. Su un Mac sei limitato ai flussi cloud; vedi Power Automate su un Mac.

Le licenze seguono i due modi in cui un bot può girare. La pagina dei prezzi di Microsoft indica:

• Power Automate Premium, $15 per utente al mese con pagamento annuale, che include i flussi desktop in modalità presidiata. Presidiata significa che il flusso gira sul tuo computer mentre hai effettuato l'accesso.
• Power Automate Process, $150 per bot al mese con pagamento annuale, per i flussi desktop in modalità non presidiata. Un bot esegue un flusso non presidiato alla volta, quindi due flussi in contemporanea richiedono due bot.
• Power Automate Hosted Process, $215 per bot al mese con pagamento annuale, che aggiunge una macchina virtuale ospitata da Microsoft.

Le esecuzioni non presidiate hanno regole proprie. La guida alle esecuzioni non presidiate di Microsoft dice che «richiedono una macchina disponibile con tutti gli utenti disconnessi», che tengono lo schermo bloccato mentre girano e che non possono girare su Windows 10 o 11 se è aperta una qualsiasi sessione utente, anche bloccata. Su Windows Home puoi creare ed eseguire i flussi in locale, ma la pagina dei requisiti di Microsoft dice che non puoi avviare i flussi desktop dal cloud.

Se il tuo team paga già Microsoft 365 e c'è qualcuno a cui piace costruire flussi, i flussi desktop presidiati su Windows sono un punto di partenza ragionevole.

UiPath: un piano Community gratuito e un piccolo piano Basic

UiPath è il nome più noto dell'RPA, e la sua pagina dei prezzi ha due piani che un piccolo team può valutare:

• Community è indicato come «gratuito per sempre», con UiPath Studio per costruire automazioni, in low-code o in codice, e l'aiuto del forum della community di UiPath.
• Basic parte da $25 al mese, per «automazioni personali di base», con 2 robot e fino a 5 utenti Basic, 5 Plus e 1 Pro. La pagina dice anche che «Basic si sta evolvendo» e che un piano aggiornato arriverà presto.

Standard ed Enterprise eliminano i limiti di utenti e robot, e i loro prezzi li fornisce il team commerciale di UiPath.

Il prezzo d'ingresso è basso. Il lavoro è lo stesso di qualsiasi RPA basata su un designer: qualcuno impara Studio, costruisce ogni bot e sceglie un target per ogni clic, come il selettore qui sopra. Quando la pagina cambia, è quel target che qualcuno deve correggere.

Zapier e Make: quando entrambe le app hanno un'integrazione

Molti lavori che la gente chiama RPA sono in realtà «quando succede questo in un'app, fai quello in un'altra». Se entrambe le app hanno un'integrazione, non ti serve un bot che clicca. Ti servono Zapier o Make.

La pagina dei prezzi di Zapier dice che collega più di 9.000 app. Il suo piano Free ha 100 task al mese e Zap a due passaggi; Professional parte da $29,99 al mese, o $19,99 al mese con pagamento annuale, per 750 task e Zap a più passaggi. La pagina dei prezzi di Make dà al piano Free 1.000 crediti al mese.

Girano nel cloud, 24 ore su 24, senza bisogno che una tua macchina sia accesa. Il limite è l'integrazione. Un portale fornitori, un vecchio sistema di contabilità o un sito che usa solo il tuo settore di solito non ne hanno una, ed è proprio lì che vive la maggior parte delle routine di una piccola impresa. Il confronto completo è in Zapier vs un agente AI che usa il tuo computer.

Incredible: mostra il lavoro una volta e spiegalo a voce

Incredible è un assistente che clicca e scrive nelle tue vere app e nel tuo browser quando glielo chiedi, a voce o per iscritto. Una routine gliela insegni come la insegneresti a un nuovo collega.

Attiva la modalità hands-free (fn e Space su un Mac, Ctrl, Alt e Space su Windows) e di' cosa stai per mostrare: «Ti insegno come carico le mie fatture nel nostro gestionale». Poi fai il lavoro come lo fai sempre e parla mentre lo fai. Incredible annota ogni clic, tutto quello che scrivi o copi e ogni app o scheda su cui passi, e li abbina a quello che hai detto. Quando hai finito, salva il lavoro come attività in Saved tasks, dove puoi rinominarla e modificarne i passaggi.

Non c'è nessun designer e nessun selettore da scegliere. Le tue parole contengono le regole che chi costruisce un bot dovrebbe mettere per iscritto: su quale conto va una fattura di software, cosa fare quando la fattura è un'immagine. Siccome Incredible segue i passaggi come istruzioni, un pulsante spostato o una colonna con un nome nuovo non lo fermano.

Lavora nel tuo browser, con i tuoi accessi, quindi il sistema di contabilità o il portale non hanno bisogno di integrazioni o API. Funziona su macOS 13 o versioni successive e su Windows 10 o versioni successive. La guida completa è in come automatizzare un'attività ripetitiva mostrandola una volta.

Rieseguila, pianificala o falla eseguire a chiunque nel team

Un'attività salvata parte quando la chiedi per nome, sui dati di quel giorno. Può anche partire senza che tu la chieda. Puoi pianificarla, per esempio ogni lunedì alle 9, oppure metterla in Autopilot, dove parte ogni volta che succede qualcosa in un'app che hai collegato, come l'arrivo di un'email con una fattura.

Per un piccolo team, la condivisione conta più del numero di robot. Un lavoro che una persona insegna a Incredible si può condividere, così chiunque nel team può chiederlo. Il contabile insegna una volta la routine delle fatture, e l'office manager può eseguirla la settimana in cui il contabile è in ferie. Un piano team si paga a licenza e si può partire da una.

Incredible si ferma prima di qualsiasi cosa che non può annullare. Tutto ciò che invia, paga o elimina aspetta prima il tuo via libera.

Quale scegliere per un piccolo team?

Scegli in base a due domande: l'app ha un'integrazione, e c'è qualcuno che costruirà e manterrà i bot?

• «Entrambe le app hanno un'integrazione.» Zapier o Make. Parti dal piano gratuito.
• «Abbiamo un tecnico IT a cui piace costruire automazioni, e lavoriamo tutto il giorno in Microsoft 365.» Power Automate, prima i flussi presidiati, poi i bot non presidiati quando una routine merita una macchina tutta sua.
• «Vogliamo una piattaforma RPA completa e qualcuno la imparerà.» UiPath, partendo da Community.
• «Il lavoro si fa in un portale o in un vecchio sistema senza integrazione, e qui nessuno costruirà o sistemerà un bot.» Incredible.

Se usi un Mac, le prime due opzioni si riducono; vedi Power Automate su un Mac.

Stai pensando a un semplice registratore di macro? Vedi un'alternativa al registratore di macro che capisce cosa hai fatto.