RPA para una pequeña empresa sin programadores

Tu equipo de doce personas pasa la mañana del lunes copiando facturas en el programa de contabilidad y leads en el CRM. Alguien dice «deberíamos tener RPA» y lo buscas. Encuentras diseñadores de bots, licencias de robots y un entorno de ejecución para máquinas, y las personas que mantendrían todo eso no existen en tu empresa.

La respuesta corta es esta. La RPA es software que hace clic y escribe en tus aplicaciones como lo haría una persona. Con la RPA clásica, la que venden Microsoft y UiPath, construyes cada bot en un diseñador, lo mantienes funcionando cuando cambia una pantalla y pagas la licencia de cada bot desatendido por separado. Eso le va bien a una empresa con alguien técnico que se encargue. Un equipo pequeño sin programador tiene dos caminos más ligeros: Zapier o Make cuando las dos aplicaciones tienen integración, e Incredible cuando no la tienen. Con Incredible haces la rutina una vez mientras explicas en voz alta lo que haces, y la guarda como una tarea que puedes volver a ejecutar.

Todo lo que sigue sobre Microsoft, UiPath, Zapier y Make procede de sus propias páginas, consultadas el 28 de octubre de 2026.

¿Qué es la RPA?

RPA son las siglas en inglés de automatización robótica de procesos. Un bot abre las aplicaciones, hace clic en los botones, escribe en los campos y pasa datos de un sistema a otro, los mismos pasos que daría una persona. Está pensada para sistemas que no tienen ninguna integración ni API que los conecte: el ERP antiguo, el portal de proveedores, el formulario de la Administración.

Microsoft describe sus flujos de escritorio como automatización robótica de procesos para «todos los que realizan tareas sencillas o complejas basadas en reglas en sus puestos de trabajo», desde usuarios domésticos hasta grandes empresas. La palabra clave es «basadas en reglas». Un bot sigue sus pasos al pie de la letra, y esos pasos los escribe alguien.

Ese alguien es lo que los equipos pequeños subestiman. En el flujo de UiPath de arriba, cada clic y cada campo es un paso que una persona colocó en el diseñador, cada uno con su destino.

Por qué la RPA clásica le pesa a un equipo sin programador

Hay tres cosas que hacen que la RPA clásica dé mucho trabajo a un equipo de 5 a 50 personas.

• Alguien construye cada rutina. Un bot se hace en un diseñador, paso a paso, o se graba y después se edita. Nuestro artículo sobre grabadores de macros explica por qué una grabación es solo un punto de partida.
• Alguien lo mantiene funcionando. Cuando una aplicación cambia un botón de sitio o una página carga más despacio, el bot se para o hace clic donde no debe, y alguien vuelve a abrir el diseñador. La propia documentación de Microsoft sobre ejecuciones desatendidas avisa de que una resolución de pantalla distinta puede llevar a «interactuar con el elemento equivocado si se usan acciones de teclado o ratón».
• Los bots se ejecutan en máquinas, con una licencia por bot. Un bot que se ejecuta solo necesita una máquina Windows reservada para él, registrada en el servicio, y una licencia por cada bot.

Nada de esto es un defecto de las herramientas. Están hechas para empresas con un equipo de automatización. Una empresa de doce personas tiene un responsable de oficina y un contable, y los dos ya tienen el día completo.

Power Automate: flujos de escritorio asistidos y desatendidos

Power Automate es la RPA con la que se encuentran primero la mayoría de las pequeñas empresas, porque es de Microsoft. Sus flujos de escritorio se construyen en Power Automate for desktop, para el que Microsoft indica Windows 10, Windows 11 y Windows Server, y no dispositivos ARM. En un Mac solo tienes los flujos de nube; mira Power Automate en un Mac.

Las licencias siguen las dos formas en que puede ejecutarse un bot. La página de precios de Microsoft indica:

• Power Automate Premium, $15 por usuario al mes con facturación anual, que incluye los flujos de escritorio en modo asistido. Asistido significa que el flujo se ejecuta en tu ordenador mientras tienes la sesión iniciada.
• Power Automate Process, $150 por bot al mes con facturación anual, para flujos de escritorio en modo desatendido. Un bot ejecuta un solo flujo desatendido a la vez, así que dos flujos a la vez necesitan dos bots.
• Power Automate Hosted Process, $215 por bot al mes con facturación anual, que añade una máquina virtual hospedada por Microsoft.

Las ejecuciones desatendidas tienen sus propias reglas. La guía de ejecuciones desatendidas de Microsoft dice que «requieren una máquina disponible en la que todos los usuarios hayan cerrado sesión», que mantienen la pantalla bloqueada mientras se ejecutan y que no pueden ejecutarse en Windows 10 u 11 si hay alguna sesión de usuario abierta, aunque esté bloqueada. En Windows Home puedes construir y ejecutar flujos en local, pero la página de requisitos de Microsoft dice que no puedes lanzar flujos de escritorio desde la nube.

Si tu equipo ya paga Microsoft 365 y a alguien le gusta construir flujos, los flujos de escritorio asistidos en Windows son un punto de partida razonable.

UiPath: un plan Community gratuito y un plan Basic pequeño

UiPath es el nombre más conocido de la RPA, y su página de precios tiene dos planes en los que puede fijarse un equipo pequeño:

• Community figura como «gratis para siempre», con UiPath Studio para construir automatizaciones, con poco código o programando, y ayuda en el foro UiPath Community Forum.
• Basic empieza en $25 al mes, para «automatizaciones personales básicas», con 2 robots y hasta 5 usuarios Basic, 5 Plus y 1 Pro. La página también dice que «Basic está evolucionando» y que pronto llegará un plan actualizado.

Standard y Enterprise quitan los límites de usuarios y robots, y sus precios los da el equipo de ventas de UiPath.

El precio de entrada es bajo. El trabajo es el mismo que con cualquier RPA basada en un diseñador: alguien aprende Studio, construye cada bot y elige un destino para cada clic, como el selector de arriba. Cuando cambia la página, ese destino es lo que alguien tiene que arreglar.

Zapier y Make: cuando las dos aplicaciones tienen integración

Muchos trabajos a los que la gente llama RPA son en realidad «cuando pase esto en una aplicación, haz aquello en otra». Si las dos aplicaciones tienen integración, no necesitas un bot que haga clic. Necesitas Zapier o Make.

La página de precios de Zapier dice que conecta más de 9000 aplicaciones. Su plan Free tiene 100 tareas al mes y Zaps de dos pasos; Professional empieza en $29,99 al mes, o $19,99 al mes con facturación anual, por 750 tareas y Zaps de varios pasos. La página de precios de Make da a su plan Free 1000 créditos al mes.

Funcionan en la nube, a todas horas, sin que tengas ninguna máquina encendida. El límite es la integración. Un portal de proveedores, un programa de contabilidad antiguo o una web que solo usa tu sector no suelen tenerla, y ahí es donde están la mayoría de las rutinas de una pequeña empresa. La comparación completa está en Zapier vs. un agente de IA que usa tu ordenador.

Incredible: enséñale el trabajo una vez y explícalo en voz alta

Incredible es un asistente que hace clic y escribe en tus aplicaciones de verdad y en tu propio navegador cuando se lo pides, por voz o por texto. Una rutina se la enseñas como se la enseñarías a un compañero nuevo.

Activa el modo hands-free (manos libres) con fn y Space en un Mac, o Ctrl, Alt y Space en Windows, y di lo que vas a enseñar: «Te voy a enseñar cómo subo mis facturas a nuestro ERP». Después haz el trabajo como siempre y ve hablando mientras lo haces. Incredible anota cada clic, todo lo que escribes o copias y cada aplicación o pestaña a la que cambias, y lo relaciona con lo que has dicho. Cuando terminas, guarda el trabajo como una tarea en Saved tasks, donde puedes cambiarle el nombre y modificar sus pasos.

No hay diseñador ni selector que elegir. Tus palabras llevan las reglas que quien construye un bot tendría que dejar por escrito: a qué cuenta va una factura de software, qué hacer cuando la factura es una imagen. Como Incredible sigue los pasos como instrucciones, un botón que ha cambiado de sitio o una columna con un nombre nuevo no lo detienen.

Trabaja en tu propio navegador, con tu sesión iniciada, así que el programa de contabilidad o el portal no necesitan ninguna integración ni API. Funciona en macOS 13 o posterior y en Windows 10 o posterior. El paso a paso completo está en cómo automatizar una tarea repetitiva enseñándosela una vez.

Vuelve a ejecutarla, prográmala o deja que la ejecute cualquiera del equipo

Una tarea guardada se ejecuta cuando la pides por su nombre, con los datos que haya ese día. También puede ejecutarse sin que la pidas. Prográmala, por ejemplo todos los lunes a las 9, o ponla en Autopilot, donde se ejecuta cada vez que pasa algo en una aplicación que tienes conectada, como cuando llega un correo con una factura.

En un equipo pequeño, compartir importa más que cualquier número de robots. Un trabajo que una persona le enseña a Incredible se puede compartir, así que cualquiera del equipo puede pedirlo. El contable enseña una vez la rutina de las facturas, y el responsable de oficina puede ejecutarla la semana que el contable está de vacaciones. Un plan de equipo se paga por licencia y se puede empezar con una.

Incredible se detiene antes de cualquier cosa que no pueda deshacer. Todo lo que envía, paga o borra espera antes tu visto bueno.

¿Cuál debería elegir un equipo pequeño?

Elige según dos preguntas: ¿la aplicación tiene integración, y hay alguien que vaya a construir y mantener bots?

• «Las dos aplicaciones tienen integración». Zapier o Make. Empieza con el plan gratuito.
• «Tenemos a alguien de TI al que le gusta construir automatizaciones, y vivimos en Microsoft 365». Power Automate, primero flujos asistidos, y bots desatendidos cuando una rutina se gane su propia máquina.
• «Queremos una plataforma de RPA completa y alguien va a aprenderla». UiPath, empezando por Community.
• «El trabajo está en un portal o en un sistema antiguo sin integración, y aquí nadie va a construir ni arreglar un bot». Incredible.

Si usas un Mac, las dos primeras opciones dan menos de sí; mira Power Automate en un Mac.

¿Estás pensando más bien en un simple grabador de macros? Mira una alternativa al grabador de macros que entiende lo que hiciste.