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Für Windows herunterladenRechnungserfassung mit KI für jedes Buchhaltungssystem
Lass eine KI Lieferantenrechnungen aus PDFs in dein Buchhaltungssystem eintragen, auch in eines ohne Integration. Incredible, Dext und QuickBooks im Vergleich.
Die kurze Antwort
Zeig Incredible einmal, wie du eine Rechnung in deinem Buchhaltungssystem erfasst, und sag dann „Lade diese drei Rechnungen in Visma hoch.“ Es öffnet das System in deinem eigenen Browser und füllt jede Rechnung aus, samt Konto und Kostenstelle, so wie du es ihm beigebracht hast. Erfassungstools wie Dext machen dasselbe für die Systeme, mit denen sie integriert sind.
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Vierzig Lieferantenrechnungen pro Woche, jede ein PDF. Öffnen, Buchhaltungssystem öffnen, Lieferant, Betrag und Datum eintippen, Konto wählen, Kostenstelle wählen, PDF anhängen, speichern, nächste. Es ist die vorhersehbarste Stunde der Woche, und du erledigst sie immer noch von Hand.
Diese Stunde kann jetzt eine KI übernehmen. Diese Aufnahme stammt von jemandem, der jede Woche rund 40 Rechnungen in Visma hochlädt. Diese Person hat Incredible einmal gezeigt, wie sie es macht, und sagt jetzt „Lade diese Rechnung, diese Rechnung und diese Rechnung in Visma hoch“ und macht mit etwas anderem weiter.
So funktioniert es mit Incredible
Zeig es einmal vor. Erfasse eine Rechnung selbst und sag dabei, was du tust: in welches Feld der Lieferant kommt, wie du das Konto auswählst, auf welche Kostenstelle eine Lieferung geht. Incredible speichert das als Routine. Die Anleitung Eine Aufgabe beibringen erklärt Schritt für Schritt, wie es geht.
Dann bitte in einem Satz darum. Mit den PDFs in einem Ordner:
„Könntest du diese Rechnung, diese Rechnung und diese Rechnung für mich in Visma hochladen?“
Incredible antwortet damit, was es gleich mit den drei PDFs tun wird, „mit der Routine, die du mir beigebracht hast“, und legt los, wenn du bestätigst. In der Aufnahme übernimmt es den Browser und erfasst eine Rechnung nach der anderen, samt Konto und Kostenstelle, während eine kleine Karte zeigt, bei welcher Rechnung es gerade ist.
Bei Neuem fragt es nach. Wenn eine Rechnung anders ist als die, die es bisher bearbeitet hat, fragt es dich zuerst. Wähl „Always allow“, und es erledigt diese Art von da an selbst.
Du arbeitest weiter. Minimier das Fenster, nutz einen anderen Tab oder mach etwas ganz anderes. Incredible sagt dir Bescheid, wenn die Rechnungen fertig sind.
Es arbeitet in den eigenen Masken des Buchhaltungssystems, in deinem eigenen Browser, mit deinen Logins. Das System braucht also keine Integration mit irgendetwas, und damit sind auch die lokalen und branchenspezifischen Systeme abgedeckt, die Erfassungstools nicht erreichen.
„Das ist Copilot auf Steroiden.“
Kyle Rademacher, Office Manager, ProGuard Security Services
Weitere Möglichkeiten, die Rechnungserfassung zu automatisieren
Dext liest Rechnungen und Belege und überträgt sie in deine Buchhaltungssoftware. Laut der Website zieht es „den Lieferanten, die Positionen und das Fälligkeitsdatum mit über 99 % Genauigkeit“ heraus, kategorisiert sie nach Regeln, die du festlegst, und verbindet sich mit „36+ Plattformen für Buchhaltungssoftware“, darunter QuickBooks Online, Xero, Sage und Zoho. Wenn dein System auf der Liste steht, ist Dext für große Mengen gebaut.
QuickBooks Online hat die Erfassung eingebaut. Laut dem Hilfeartikel von Intuit liest es die Angaben aus Rechnungen aus, die du hochlädst, auch mehrere auf einmal, und legt eine Transaktion an, die du prüfen kannst. Du kannst Rechnungen auch per E-Mail weiterleiten, an eine Adresse, die QuickBooks dir gibt.
| Incredible | Dext | Erfassung in QuickBooks | |
|---|---|---|---|
| Buchhaltungssysteme | Jedes, das du im Browser nutzen kannst | 36+, mit denen es integriert ist | QuickBooks Online |
| Konto und Kostenstelle | So, wie du es gezeigt hast | Regeln, die du festlegst | Du prüfst jede Transaktion |
| So startest du es | Aussprechen oder nach Zeitplan | Hochladen, E-Mail oder App | Hochladen oder E-Mail |
| Kann außerdem | Jede andere Aufgabe auf deinem Computer | Speichert Originale, erfasst Ausgaben | Den Rest von QuickBooks |
Alle Angaben oben zu Dext und QuickBooks stammen von deren eigenen Seiten, abgerufen am 21. Oktober 2026.
Welches Tool solltest du nutzen?
Wenn dein Buchhaltungssystem QuickBooks Online, Xero oder ein anderes ist, das Dext unterstützt, und die Rechnungen per E-Mail kommen, ist ein Erfassungstool die naheliegende Wahl. Wenn dein System keine Integration hat oder die Art, wie du Rechnungen kontierst, in deinem Kopf steckt statt in Regeln, zeig es Incredible einmal und gib ihm den Ordner.
Für den allgemeinen Fall, also alle Daten, die du von einer Stelle in ein Webformular abtippst, lies So automatisierst du die Dateneingabe in eine Website ohne API.
Probier es gleich aus. Öffne dein Buchhaltungssystem und eine Lieferantenrechnung, halte die Taste gedrückt und erfasse sie, während du Incredible erklärst, was du tust. Beim nächsten Mal sagst du: „Lade diese Rechnungen so hoch, wie ich es dir gezeigt habe.“ Incredible ist 7 Tage lang kostenlos. Lade es herunter oder lies zuerst die Anleitung Eine Aufgabe beibringen.
Wie das Beibringen im Detail funktioniert, liest du in So automatisierst du wiederkehrende Aufgaben auf deinem Computer.
Häufige Fragen
Kann KI Rechnungen in meine Buchhaltungssoftware eintragen?
Ja. Erfassungstools wie Dext lesen die Rechnung und übertragen sie in Buchhaltungssoftware, mit der sie integriert sind, etwa QuickBooks Online, Xero, Sage und Zoho. Incredible trägt sie über die eigenen Masken des Systems in deinem Browser ein und funktioniert deshalb auch in Buchhaltungssystemen ohne Integration, nachdem du ihm einmal gezeigt hast, wie du es machst.
Woher weiß die KI, welches Konto und welche Kostenstelle sie verwenden soll?
Du zeigst es ihr. Mit Incredible erfasst du eine Rechnung selbst und sagst dabei, was du tust, auch wie du Konto und Kostenstelle auswählst. Incredible speichert das als Routine und befolgt sie bei den nächsten Rechnungen. Erfassungstools wie Dext kategorisieren Posten nach Regeln, die du festlegst.
Kann KI Rechnungen in Visma, Fortnox oder SAP eintragen?
Incredible arbeitet in den Web-Masken des Systems so wie du, mit deinen Logins, also braucht das System keine Integration. In unserer Aufnahme lädt es Lieferantenrechnungen in Visma hoch und füllt für jede das Konto und die Kostenstelle aus.
Liest QuickBooks Rechnungen automatisch aus?
Ja. Laut Intuit kann QuickBooks Online die Angaben aus Belegen und Rechnungen auslesen, die du hochlädst oder per E-Mail weiterleitest, und legt eine Transaktion an, die du prüfen kannst. Du kannst mehrere Dateien auf einmal hochladen.
