沒有開發人員的小公司怎麼用 RPA

你們十二個人的團隊，每個星期一早上都在把發票抄進會計系統、把潛在客戶抄進 CRM。有人說「我們應該導入 RPA」，於是你去查了一下。你看到的是機器人設計工具、機器人授權和電腦執行階段，而要負責維護這一切的人，你們公司根本沒有。

簡短的答案是這樣。RPA 是像人一樣在你的 App 裡點擊和打字的軟體。傳統 RPA，也就是 Microsoft 和 UiPath 賣的那種，要你在設計工具裡建立每一個機器人，在畫面改變時讓它繼續運作，而無人值守的機器人要一個一個買授權。這適合有技術人員可以負責的公司。沒有開發人員的小團隊有兩條更輕便的路：兩個 App 都有整合時用 Zapier 或 Make，沒有時用 Incredible。用 Incredible，你只要邊做一次例行工作邊口頭說明，它就會存成一個你可以再次執行的任務。

以下關於 Microsoft、UiPath、Zapier 和 Make 的內容，都來自它們自己的頁面，於 2026 年 10 月 28 日查閱。

RPA 是什麼？

RPA 是 robotic process automation 的縮寫，也就是機器人流程自動化。機器人會打開 App、點擊按鈕、在欄位裡打字，並把資料從一個系統搬到另一個系統，步驟和人會做的一樣。它是為沒有整合或 API 可以串接的系統設計的：老舊的 ERP、供應商入口網站、政府表單。

Microsoft 把它的桌面流程描述為給「每一位在工作站上執行簡單或複雜規則型任務的人」的機器人流程自動化，從家庭使用者到大公司都包括在內。關鍵字是規則型。機器人會不折不扣地照著步驟做，而這些步驟要有人來寫。

這個「有人」，正是小團隊最容易低估的部分。在上面的 UiPath 工作流程裡，每一次點擊、每一個欄位，都是有人在設計工具裡放上去的步驟，而且每一步都要指定一個目標。

為什麼傳統 RPA 對沒有開發人員的團隊來說太過笨重

有三件事讓傳統 RPA 對 5 到 50 人的團隊來說工作量很大。

• 每一個例行工作都要有人建立。 機器人是在設計工具裡一步一步做出來的，或先錄下來再編輯。我們的巨集錄製工具文章說明了為什麼錄下來只是開始。
• 要有人讓它保持運作。 當 App 移動了一個按鈕，或頁面載入變慢，機器人就會停下來或點錯地方，然後有人得再打開設計工具。Microsoft 自己的無人值守說明文件就警告，螢幕解析度不同可能會導致「在使用鍵盤或滑鼠動作時與錯誤的元素互動」。
• 機器人在電腦上執行，按每個機器人計算授權。 能自己執行的機器人需要一台專門留給它、已向服務註冊的 Windows 電腦，而且每個機器人都要一份授權。

這些都不是工具的缺陷。它們是為有自動化團隊的公司打造的。一家十二個人的公司有一位辦公室經理和一位會計，兩個人的一天都已經排滿了。

Power Automate：有人值守和無人值守的桌面流程

Power Automate 是大多數小公司最先接觸到的 RPA，因為它來自 Microsoft。它的桌面流程是在 Power Automate for desktop 裡建立的，Microsoft 列出的支援系統是 Windows 10、Windows 11 和 Windows Server，不支援 ARM 裝置。在 Mac 上你只能用雲端流程；請看 Mac 上的 Power Automate。

授權方式對應機器人的兩種執行方式。Microsoft 的價格頁面列出：

• Power Automate Premium，每位使用者每月 $15，按年付費，包含有人值守模式的桌面流程。有人值守代表流程在你登入狀態下的電腦上執行。
• Power Automate Process，每個機器人每月 $150，按年付費，用於無人值守模式的桌面流程。一個機器人一次只能執行一個無人值守流程，所以要同時跑兩個流程就需要兩個機器人。
• Power Automate Hosted Process，每個機器人每月 $215，按年付費，另外附上一台由 Microsoft 託管的虛擬機器。

無人值守的執行有它自己的規則。Microsoft 的無人值守指南說，它們「需要一台所有使用者都已登出的可用電腦」，執行時會保持螢幕鎖定，而且只要有任何使用者工作階段開著，即使是鎖定的，也無法在 Windows 10 或 11 上執行。在 Windows 家用版上，你可以在本機建立和執行流程，但 Microsoft 的系統需求頁面說，你無法從雲端觸發桌面流程。

如果你的團隊已經在為 Microsoft 365 付費，又有人喜歡建立流程，從 Windows 上有人值守的桌面流程開始是合理的選擇。

UiPath：免費的 Community 方案和小型的 Basic 方案

UiPath 是 RPA 領域最知名的名字，它的價格頁面有兩個小團隊可以參考的方案：

• Community 標示為「永久免費」，附有 UiPath Studio，可以用低程式碼或寫程式的方式建立自動化，並可在 UiPath Community 論壇上取得協助。
• Basic 每月 $25 起，用於「基本的個人自動化」，有 2 個機器人，最多 5 位 Basic、5 位 Plus 和 1 位 Pro 使用者。頁面上也寫著「Basic 正在改版」，更新後的方案即將推出。

Standard 和 Enterprise 沒有使用者和機器人的數量限制，價格則要向 UiPath 的業務團隊詢問。

入門的價格很低。但工作量和任何以設計工具為基礎的 RPA 一樣：要有人學會 Studio、建立每一個機器人，並替每一次點擊挑選目標，就像上面的選擇器。頁面改變時，要修的就是這個目標。

Zapier 和 Make：兩個 App 都有整合時

很多被稱為 RPA 的工作，其實只是「當一個 App 裡發生這件事，就在另一個 App 裡做那件事」。如果兩個 App 都有整合，你就不需要會點擊的機器人。你需要的是 Zapier 或 Make。

Zapier 的價格頁面說它能串接超過 9,000 個 App。它的免費方案每月有 100 個任務，以及兩步驟的 Zap；Professional 每月 $29.99 起，按年付費則是每月 $19.99，有 750 個任務和多步驟 Zap。Make 的價格頁面則給免費方案每月 1,000 點額度。

這些都在雲端全天候執行，不需要你的電腦開著。限制在於整合。供應商入口網站、老舊的會計系統，或只有你們這一行在用的網站，通常都沒有整合，而小公司大多數的例行工作就在那裡。完整的比較請看 Zapier 與會使用你電腦的 AI 代理比較。

Incredible：示範一次工作，邊做邊說明

Incredible 是一個在你開口時，會在你真正的 App 和你自己的瀏覽器裡點擊和打字的助理，用說的或打字都可以。至於例行工作，你就像教新同事一樣教它。

開啟 Hands-free（Mac 上是 fn 加 Space，Windows 上是 Ctrl、Alt 加 Space），說出你要示範什麼：「我來教你怎麼把發票上傳到我們的 ERP。」然後照你平常的方式做這份工作，邊做邊說。Incredible 會記下每一次點擊、你輸入或複製的每一段內容，以及你切換到的每個 App 或分頁，並把這些和你說的話對應起來。你做完之後，它會把這份工作存成一個任務，放在 Saved tasks 底下，你可以在那裡替它改名、修改步驟。

沒有設計工具，也沒有選擇器要挑。機器人建置者得寫下來的規則，都在你說的話裡：軟體發票要記到哪個科目、發票是圖片時該怎麼辦。因為 Incredible 是把步驟當作指示來執行，按鈕換了位置或欄位改了名字，都不會讓它停下來。

它在你自己的瀏覽器裡工作，以你的登入身分操作，所以會計系統或入口網站不需要整合或 API。它可以在 macOS 13 以上版本和 Windows 10 以上版本執行。完整的操作說明請看如何示範一次就把重複性任務自動化。

再次執行、按排程執行，或由團隊裡任何人執行

已儲存的任務會在你叫出名字時執行，處理的是當天的資料。它也能在你沒開口的時候執行。設定排程，例如每週一 9 點；或交給 Autopilot，每當你已連結的 App 裡發生某件事，例如收到一封發票郵件，它就會執行。

對小團隊來說，能分享比機器人數量更重要。一個人教給 Incredible 的工作可以分享出去，團隊裡任何人都能要它執行。會計教一次發票的例行工作，會計休假那週，辦公室經理也能執行。團隊方案按每個席位付費，可以從一個席位開始。

遇到任何無法復原的動作，Incredible 都會先停下來。任何會寄出、付款或刪除的動作，都會先等你點頭。

小團隊該選哪一個？

用兩個問題來選：這個 App 有沒有整合？有沒有人會建立和維護機器人？

• 「兩個 App 都有整合。」 Zapier 或 Make。從免費方案開始。
• 「我們有喜歡建立自動化的 IT 人員，而且整天都在用 Microsoft 365。」 Power Automate，先從有人值守的流程開始，等某個例行工作值得專用一台電腦時，再用無人值守的機器人。
• 「我們想要完整的 RPA 平台，也有人願意學。」 UiPath，從 Community 開始。
• 「這份工作在沒有整合的入口網站或老舊系統裡，而且這裡沒有人會去建立或修理機器人。」 Incredible。

如果你用的是 Mac，前兩個選擇就會受限；請看 Mac 上的 Power Automate。

在考慮單純的巨集錄製工具嗎？請看能理解你做了什麼的巨集錄製工具替代方案。