用 AI 把發票輸入任何會計系統

每週四十張供應商發票，每張都是 PDF。打開它，打開會計系統，輸入供應商、金額、日期，選科目，選成本中心，附上 PDF，儲存，下一張。這是一週裡最好預測的一個小時，而你還是得手動做完。

現在 AI 可以替你做這一個小時的事。這段錄影來自一位每週要把大約 40 張發票上傳到 Visma 的使用者。他們示範了一次給 Incredible 看自己怎麼做，現在只要說「把這張、這張和這張發票上傳到 Visma」，就能去忙別的事。

用 Incredible 怎麼做

示範一次。你自己輸入一張發票，同時說出你在做什麼：供應商填在哪個欄位、你怎麼選科目、某批貨要歸到哪個成本中心。Incredible 會把它存成一套例行流程。教它一個任務指南會一步步帶你做。

接著用一句話交代。把 PDF 放在一個資料夾裡：

「可以幫我把這張、這張和這張發票上傳到 Visma 嗎？」

Incredible 會先回覆它打算怎麼處理這三個 PDF，「用你教我的例行流程」，等你確認後才開始。在錄影中，它接手瀏覽器，一張接一張輸入發票，連科目和成本中心都填好，旁邊還有一張小卡片顯示它正在處理哪一張。

遇到新情況會先問你。碰到一張跟它處理過的都不一樣的發票時，它會先問你。選擇「Always allow」，之後這類發票它就會自己處理。

你可以繼續工作。把視窗縮小、改用另一個分頁，或乾脆去做完全不同的事。發票處理完時，Incredible 會告訴你。

它在會計系統本身的畫面裡、在你自己的瀏覽器裡，以你的登入身分操作。所以系統不需要跟任何東西整合，連擷取工具碰不到的在地系統和產業專用系統也涵蓋在內。

「這根本是火力全開的 Copilot。」

Kyle Rademacher，ProGuard Security Services 辦公室經理

自動輸入發票的其他方法

Dext 會讀取發票和收據，再發佈到你的會計軟體。它的網站表示，它能擷取「供應商、明細項目和到期日，準確率超過 99%」，依照你設定的規則分類，並能連結「36 個以上的會計軟體平台」，點名了 QuickBooks Online、Xero、Sage 和 Zoho。如果你的系統在它的清單上，它就是為大量處理而設計的。

QuickBooks Online 內建擷取功能。Intuit 的說明文章表示，它能從你上傳的帳單中擷取細節，可以一次上傳好幾張，並建立一筆交易讓你檢查。你也可以把帳單用電子郵件轉寄到 QuickBooks 給你的地址。

以上關於 Dext 和 QuickBooks 的資訊都來自它們自己的頁面，於 2026 年 10 月 21 日查閱。

你該選哪一個？

如果你的會計系統是 QuickBooks Online、Xero 或其他 Dext 支援的系統，發票又是透過電子郵件寄來，擷取工具就很合適。如果你的系統沒有任何整合，或是你替發票記帳的方式存在你腦中而不是寫成規則，那就示範一次給 Incredible 看，再把資料夾交給它。

更一般的情況，也就是把任何資料從一個地方打進網頁表單，請看如何把資料自動輸入沒有 API 的網站。

想深入了解教學怎麼運作，請看如何把電腦上的重複任務自動化。