用 AI 把发票录入任何会计系统

每周四十张供应商发票，每张都是一个 PDF。打开它，打开会计系统，输入供应商、金额、日期，选科目，选成本中心，附上 PDF，保存，下一张。这是一周里最没有悬念的一个小时，可你还是在手动做。

现在这一个小时可以交给 AI 了。这段录屏来自一位每周要往 Visma 上传大约 40 张发票的用户。他们给 Incredible 演示了一遍自己的做法，现在只要说“帮我把这张、这张还有这张发票传到 Visma”，就可以去忙别的了。

用 Incredible 怎么做

演示一遍。你自己录入一张发票，边做边讲：供应商填在哪个字段，科目怎么选，一批货该记到哪个成本中心。Incredible 会把它存成一套流程。教它一个任务指南里有完整步骤。

然后一句话交代。把 PDF 放在一个文件夹里：

“能帮我把这张、这张还有这张发票传到 Visma 吗？”

Incredible 会先告诉你它准备怎么处理这三个 PDF，“用你教我的流程”，等你确认后再开始。在录屏里，它接管浏览器，逐张录入发票，科目和成本中心都填好，还有一张小卡片显示它正在处理哪一张。

遇到新情况会先问你。如果某张发票和它处理过的都不一样，它会先问你。选择 Always allow，以后这类发票它就会自己处理。

你继续干你的。把窗口最小化，换个标签页，或者干脆去做别的事。发票处理完了，Incredible 会告诉你。

它在会计系统自己的界面里、在你自己的浏览器里、用你已登录的账号操作。所以系统不需要和任何东西集成，那些采集工具覆盖不到的本地系统和行业系统也都能用。

“这简直是开了挂的 Copilot。”

Kyle Rademacher，ProGuard Security Services 办公室经理

自动录入发票的其他方式

Dext 读取发票和收据，再推送到你的会计软件。它的官网说，它能提取“供应商、明细行和到期日，准确率超过 99%”，按你设定的规则分类，并能对接“36 个以上的会计软件平台”，点名提到 QuickBooks Online、Xero、Sage 和 Zoho。如果你的系统在它的名单上，它就是为大批量处理而生的。

QuickBooks Online 自带采集功能。Intuit 的帮助文章说，它能从你上传的账单中提取信息（可以一次上传多个），并生成一笔交易供你审核。你也可以把账单通过邮件转发到 QuickBooks 给你的一个邮箱。

以上关于 Dext 和 QuickBooks 的内容均来自它们自己的页面，查阅于 2026年10月21日。

该用哪一个？

如果你的会计系统是 QuickBooks Online、Xero 或其他 Dext 支持的系统，而且发票是通过邮件来的，那采集工具就是顺理成章的选择。如果你的系统没有集成，或者发票该怎么记账只存在你脑子里而不是写成了规则，那就给 Incredible 演示一遍，然后把文件夹交给它。

更通用的情况，也就是把任何数据从一个地方敲进网页表单，请看如何在没有 API 的情况下自动把数据录入网站。

想详细了解教学是怎么运作的，请看如何自动完成电脑上的重复任务。