没有开发人员的小企业，怎么用 RPA

你们十二个人的团队，每周一上午都在把发票抄进会计系统，把潜在客户录进 CRM。有人说“我们该上 RPA 了”，你就去查了查。结果看到的是机器人设计器、机器人许可证和机器运行时，而负责维护这一切的人，你们公司根本没有。

简单来说是这样的。RPA 是一种像人一样在你的应用里点击和输入的软件。传统 RPA，也就是 Microsoft 和 UiPath 卖的那种，需要你在设计器里搭建每一个机器人，界面一变就得维护它，无人值守的机器人还要一个一个买许可证。这适合有技术人员负责的公司。一个没有开发人员的小团队，有两条更轻量的路：两个应用都有集成时，用 Zapier 或 Make；没有集成时，用 Incredible。用 Incredible，你一边做一遍日常工作一边讲解，它就会把它保存为一个可以再次运行的任务。

下文中关于 Microsoft、UiPath、Zapier 和 Make 的内容，全部来自它们自己的页面，查阅于 2026年10月28日。

RPA 是什么？

RPA 是 robotic process automation 的缩写，即机器人流程自动化。机器人会打开应用、点击按钮、在字段里输入，把数据从一个系统挪到另一个系统，步骤和人做的一样。它面向的是那些没有集成或 API 可以互相连接的系统：老旧的 ERP、供应商门户、政府表单。

Microsoft 把它的桌面流描述为面向“所有在工作站上执行简单或复杂的基于规则的任务的人”的机器人流程自动化，从家庭用户到大公司都适用。关键词是“基于规则”。机器人严格按照步骤执行，而这些步骤得有人来写。

这个“有人”，正是小团队容易低估的部分。在上面的 UiPath 工作流里，每一次点击、每一个字段，都是一个人放进设计器里的一个步骤，每一步都有一个目标。

为什么传统 RPA 对没有开发人员的团队来说太重

对一个 5 到 50 人的团队来说，有三件事让传统 RPA 变得很费劲。

• 每项日常工作都得有人来搭建。机器人要在设计器里一步一步搭出来，或者先录制再编辑。我们的宏录制器文章讲了为什么录制只是个开始。
• 得有人让它一直能用。应用挪了一个按钮，或者页面加载慢了点，机器人就会停下或者点错地方，然后又得有人打开设计器。Microsoft 自己的无人值守文档就提醒，屏幕分辨率不同，可能会导致“在使用键盘或鼠标操作时与错误的元素交互”。
• 机器人在机器上运行，按个购买许可证。一个能自己运行的机器人，需要专门留一台 Windows 机器给它，在服务里注册，每个机器人还要一个许可证。

这些都不是工具本身的缺陷。它们本来就是为有自动化团队的公司打造的。一家十二个人的公司，有一位办公室经理和一位会计，两个人的日程本来就已经排满了。

Power Automate：有人值守和无人值守的桌面流

Power Automate 是大多数小企业最先接触到的 RPA，因为它出自 Microsoft。它的桌面流是在 Power Automate for desktop 里搭建的，Microsoft 列出的支持系统是 Windows 10、Windows 11 和 Windows Server，不支持 ARM 设备。在 Mac 上，你只能用云端流；详见在 Mac 上用 Power Automate。

许可方式对应机器人的两种运行方式。Microsoft 的价格页面列出：

• Power Automate Premium，每位用户每月 $15，按年付费，包含有人值守模式的桌面流。有人值守的意思是，流在你登录着的电脑上运行。
• Power Automate Process，每个机器人每月 $150，按年付费，用于无人值守模式的桌面流。一个机器人一次只能运行一个无人值守的流，所以要同时跑两个流，就需要两个机器人。
• Power Automate Hosted Process，每个机器人每月 $215，按年付费，额外包含一台由 Microsoft 托管的虚拟机。

无人值守运行有它自己的规则。Microsoft 的无人值守指南说，它们“需要一台所有用户都已退出登录的可用机器”，运行期间保持屏幕锁定，而且在 Windows 10 或 11 上，只要有任何用户会话开着，哪怕是锁定状态，也无法运行。在 Windows 家庭版上，你可以在本地搭建和运行流，但 Microsoft 的系统要求页面说，你无法从云端触发桌面流。

如果你的团队已经在为 Microsoft 365 付费，又有人喜欢搭建流，那么从 Windows 上的有人值守桌面流开始，是个合理的起点。

UiPath：免费的 Community 方案和小型的 Basic 方案

UiPath 是 RPA 领域最有名的品牌，它的价格页面上有两个小团队可以看看的方案：

• Community 标注为“永久免费”，包含用来搭建自动化的 UiPath Studio（低代码或写代码都行），以及来自 UiPath 社区论坛的帮助。
• Basic 每月 $25 起，用于“基础的个人自动化”，包含 2 个机器人，以及最多 5 个 Basic、5 个 Plus 和 1 个 Pro 用户。页面上还写着“Basic 方案正在调整”，更新后的方案即将推出。

Standard 和 Enterprise 方案取消了用户和机器人数量的限制，价格要找 UiPath 的销售团队报价。

入门价格不高。但工作量和任何基于设计器的 RPA 都一样：得有人学会 Studio，搭建每一个机器人，为每一次点击选取目标，就像上面的选择器那样。页面一变，要修的就是这个目标。

Zapier 和 Make：两个应用都有集成的时候

很多被大家叫作 RPA 的工作，其实是“当一个应用里发生了这件事，就在另一个应用里做那件事”。如果两个应用都有集成，你需要的就不是一个会点击的机器人，而是 Zapier 或 Make。

Zapier 的价格页面说它能连接 9,000 多个应用。它的 Free 方案每月 100 个任务，只能用两步的 Zap；Professional 方案每月 $29.99 起，按年付费为每月 $19.99，包含 750 个任务和多步 Zap。Make 的价格页面显示，它的 Free 方案每月有 1,000 个额度。

这些工具在云端全天候运行，不需要你开着自己的机器。限制在于集成。供应商门户、老旧的会计系统，或者只有你们这一行才用的网站，通常都没有集成，而小企业的大多数日常工作恰恰就在这些地方。完整对比见 Zapier 与操作你电脑的 AI 智能体对比。

Incredible：演示一遍，边做边讲

Incredible 是一个助手，你一开口（用语音或文字），它就会在你真正在用的应用和你自己的浏览器里点击和输入。对于一项日常工作，你教它的方式，就像教一位新同事。

打开 Hands-free 模式（Mac 上按 fn 和 Space，Windows 上按 Ctrl、Alt 和 Space），说出你要演示什么：“我来教你怎么把发票上传到我们的 ERP。”然后按你平时的方式做这项工作，一边做一边说。Incredible 会记下每一次点击、你输入或复制的每一样东西、你切换到的每一个应用或标签页，并把它们和你说的话对应起来。你做完之后，它会把这项工作保存为一个任务，放在 Saved tasks 下，你可以在那里重命名，也可以修改它的步骤。

没有设计器，也不用选什么选择器。你说的话，就承载了机器人搭建者需要写下来的规则：软件发票该记到哪个科目，发票是一张图片时该怎么办。因为 Incredible 把这些步骤当作指令来执行，按钮挪了位置、某一列改了名字，都不会让它停下。

它在你自己的浏览器里工作，用的是你已登录的账号，所以会计系统或门户不需要任何集成或 API。它支持 macOS 13 及以上版本和 Windows 10 及以上版本。完整的演示见如何演示一遍就把重复性任务自动化。

再次运行、按计划运行，或者让团队里任何人运行

已保存的任务，你报出名字它就会运行，用的是当天的数据。它也可以不等你开口就运行。把它设为按计划运行，比如每周一 9 点；或者交给 Autopilot，每当你已连接的某个应用里发生某件事时就运行，比如收到一封发票邮件。

对小团队来说，能不能分享，比有多少个机器人重要得多。一个人教给 Incredible 的工作可以分享出去，团队里任何人都能叫它来做。会计把处理发票的流程教一次，等会计休假那周，办公室经理也能运行它。团队方案按席位付费，从一个席位起步就行。

Incredible 在做任何无法撤销的事之前都会停下。任何会发送、付款或删除的操作，都会先等你点头。

小团队该选哪一个？

按两个问题来选：这个应用有没有集成？有没有人愿意搭建和维护机器人？

• “两个应用都有集成。” Zapier 或 Make。从免费方案开始。
• “我们有一位喜欢搭建自动化的 IT 人员，而且日常都在用 Microsoft 365。” Power Automate，先用有人值守的流，等某项日常工作值得专门配一台机器时，再上无人值守机器人。
• “我们想要一个完整的 RPA 平台，而且有人愿意去学。” UiPath，从 Community 方案开始。
• “这项工作在一个没有集成的门户或老系统里，而且我们这里没人会去搭建或修复机器人。” Incredible。

如果你用的是 Mac，前两个选项会受到限制；详见在 Mac 上用 Power Automate。

想用普通的宏录制器代替？看看一款能理解你做了什么的宏录制器替代工具。