RPA voor een klein bedrijf zonder ontwikkelaar

Je team van twaalf mensen is de maandagochtend kwijt aan facturen overnemen in het boekhoudsysteem en leads in het CRM. Iemand zegt “we moeten RPA hebben”, en je zoekt het op. Je vindt botdesigners, robotlicenties en een machineruntime, en de mensen die dat allemaal moeten onderhouden, bestaan bij jouw bedrijf niet.

Hier is het korte antwoord. RPA is software die in je apps klikt en typt zoals een mens dat zou doen. Bij klassieke RPA, het soort dat Microsoft en UiPath verkopen, bouw je elke bot in een designer, houd je hem werkend als een scherm verandert en neem je voor onbewaakte bots een licentie per bot. Dat past bij een bedrijf met iemand technisch die er eigenaar van is. Een klein team zonder ontwikkelaar heeft twee lichtere routes: Zapier of Make als beide apps een integratie hebben, en Incredible als dat niet zo is. Met Incredible doe je de routineklus één keer terwijl je uitlegt wat je doet, en het slaat hem op als taak die je opnieuw kunt uitvoeren.

Alles hieronder over Microsoft, UiPath, Zapier en Make komt van hun eigen pagina's, geraadpleegd op 28 oktober 2026.

Wat is RPA?

RPA staat voor robotic process automation. Een bot opent de apps, klikt op de knoppen, typt in de velden en zet gegevens over van het ene systeem naar het andere, dezelfde stappen die een mens zou zetten. Het is bedoeld voor systemen zonder integratie of API om ze te koppelen: het oude ERP, het leveranciersportaal, het overheidsformulier.

Microsoft omschrijft zijn desktopflows als robotic process automation voor “iedereen die eenvoudige of complexe regelgebaseerde taken op zijn werkstation uitvoert”, van thuisgebruikers tot grote bedrijven. Het sleutelwoord is regelgebaseerd. Een bot volgt zijn stappen precies, en iemand schrijft die stappen.

Die iemand is het deel dat kleine teams onderschatten. In de UiPath-workflow hierboven is elke klik en elk veld een stap die een mens in de designer heeft gezet, met voor elke stap een doelelement.

Waarom klassieke RPA zwaar is voor een team zonder ontwikkelaar

Drie dingen maken klassieke RPA veel werk voor een team van 5 tot 50 mensen.

• Iemand bouwt elke routineklus. Een bot wordt stap voor stap in een designer gemaakt, of opgenomen en daarna bewerkt. Ons artikel over macrorecorders laat zien waarom een opname slechts een begin is.
• Iemand houdt hem werkend. Als een app een knop verplaatst of een pagina langzamer laadt, stopt de bot of klikt hij op het verkeerde, en opent iemand de designer weer. De eigen documentatie van Microsoft over onbewaakte flows waarschuwt dat een andere schermresolutie kan leiden tot “interactie met het verkeerde element als er toetsenbord- of muisacties worden gebruikt.”
• Bots draaien op machines, met een licentie per bot. Een bot die zelfstandig draait, heeft een Windows-machine nodig die daarvoor is vrijgemaakt en bij de dienst is geregistreerd, en een licentie per bot.

Niets hiervan is een fout van de tools. Ze zijn gemaakt voor bedrijven met een automatiseringsteam. Een bedrijf van twaalf mensen heeft een officemanager en een boekhouder, en die hebben allebei al een volle dag.

Power Automate: bewaakte en onbewaakte desktopflows

Power Automate is de RPA die de meeste kleine bedrijven als eerste tegenkomen, omdat het van Microsoft komt. De desktopflows worden gebouwd in Power Automate for desktop, dat Microsoft noemt voor Windows 10, Windows 11 en Windows Server, niet voor ARM-apparaten. Op een Mac ben je beperkt tot cloudflows; zie Power Automate op een Mac.

De licenties volgen de twee manieren waarop een bot kan draaien. Op de prijspagina van Microsoft staan:

• Power Automate Premium, $15 per gebruiker per maand bij jaarlijkse betaling, inclusief desktopflows in bewaakte modus (attended). Bewaakt betekent dat de flow op je computer draait terwijl je bent ingelogd.
• Power Automate Process, $150 per bot per maand bij jaarlijkse betaling, voor desktopflows in onbewaakte modus (unattended). Een bot voert één onbewaakte flow tegelijk uit, dus voor twee flows tegelijk heb je twee bots nodig.
• Power Automate Hosted Process, $215 per bot per maand bij jaarlijkse betaling, met daarbij een virtuele machine die door Microsoft wordt gehost.

Onbewaakte runs hebben hun eigen regels. Volgens de handleiding voor onbewaakte flows van Microsoft “vereisen ze een beschikbare machine waarop alle gebruikers zijn uitgelogd”, houden ze het scherm vergrendeld terwijl ze draaien en kunnen ze op Windows 10 of 11 niet draaien als er een gebruikerssessie open is, zelfs een vergrendelde. Op Windows Home kun je flows lokaal bouwen en uitvoeren, maar volgens de pagina met vereisten van Microsoft kun je desktopflows niet vanuit de cloud starten.

Betaalt je team al voor Microsoft 365 en vindt iemand het leuk om flows te bouwen, dan zijn bewaakte desktopflows op Windows een redelijk begin.

UiPath: een gratis Community-abonnement en een klein Basic-abonnement

UiPath is de bekendste naam in RPA, en op de prijspagina staan twee abonnementen waar een klein team naar kan kijken:

• Community staat vermeld als “Voor altijd gratis”, met UiPath Studio om automatiseringen te bouwen, low-code of in code, en hulp van het UiPath Community Forum.
• Basic begint bij $25 per maand, voor “eenvoudige persoonlijke automatiseringen”, met 2 robots en maximaal 5 Basic-, 5 Plus- en 1 Pro-gebruiker. De pagina zegt ook “Basic is in ontwikkeling” en dat er binnenkort een bijgewerkt abonnement komt.

Standard en Enterprise heffen de limieten voor gebruikers en robots op, en de prijzen daarvan krijg je van het salesteam van UiPath.

De instapprijs is laag. Het werk is hetzelfde als bij elke RPA met een designer: iemand leert Studio, bouwt elke bot en kiest voor elke klik een doelelement, zoals de selector hierboven. Als de pagina verandert, is dat doelelement wat iemand moet repareren.

Zapier en Make: als beide apps een integratie hebben

Veel klussen die mensen RPA noemen, zijn eigenlijk “als dit gebeurt in de ene app, doe dat in de andere.” Als beide apps een integratie hebben, heb je geen bot nodig die klikt. Dan heb je Zapier of Make nodig.

Volgens de prijspagina van Zapier koppelt het meer dan 9.000 apps. Het Free-abonnement heeft 100 taken per maand en Zaps met twee stappen; Professional begint bij $29,99 per maand, of $19,99 per maand bij jaarlijkse betaling, voor 750 taken en Zaps met meerdere stappen. De prijspagina van Make geeft het Free-abonnement 1.000 credits per maand.

Ze draaien in de cloud, de klok rond, zonder dat er een machine van jou aan hoeft te staan. De grens is de integratie. Een leveranciersportaal, een oud boekhoudsysteem of een website die alleen jouw branche gebruikt, heeft er meestal geen, en daar zitten de meeste routineklussen van kleine bedrijven. De volledige vergelijking staat in Zapier vs een AI-agent die je computer bedient.

Incredible: doe de klus één keer voor en vertel wat je doet

Incredible is een assistent die klikt en typt in je echte apps en je eigen browser als je erom vraagt, met je stem of met tekst. Een routineklus leer je Incredible aan zoals je een nieuwe collega iets zou leren.

Zet handsfree aan (fn en Space op een Mac, Ctrl, Alt en Space op Windows) en zeg wat je gaat laten zien: “Ik ga je leren hoe ik mijn facturen upload naar ons ERP.” Doe de klus daarna zoals je altijd doet en praat terwijl je bezig bent. Incredible noteert elke klik, alles wat je typt of kopieert en elke app of elk tabblad waarnaar je overschakelt, en koppelt dat aan wat je zei. Als je klaar bent, slaat het de klus op als taak onder Saved tasks, waar je hem een andere naam kunt geven en de stappen kunt aanpassen.

Er is geen designer en geen selector om te kiezen. Je woorden bevatten de regels die een botbouwer zou moeten opschrijven: op welke grootboekrekening een softwarefactuur komt, wat er moet gebeuren als de factuur een afbeelding is. Omdat Incredible de stappen als instructies volgt, houdt een knop die is verplaatst of een kolom met een nieuwe naam het niet tegen.

Het werkt in je eigen browser, ingelogd met jouw accounts, dus het boekhoudsysteem of portaal heeft geen integratie of API nodig. Het draait op macOS 13 of nieuwer en Windows 10 of nieuwer. De volledige uitleg staat in een terugkerende taak automatiseren door hem één keer voor te doen.

Opnieuw uitvoeren, volgens een schema of door iedereen in het team

Een opgeslagen taak draait als je hem bij naam vraagt, met de gegevens van die dag. Hij kan ook draaien zonder dat je erom vraagt. Zet hem op een schema, bijvoorbeeld elke maandag om 9 uur, of op Autopilot, waar hij draait telkens als er iets gebeurt in een app die je hebt gekoppeld, zoals een factuurmail die binnenkomt.

Voor een klein team is delen belangrijker dan het aantal robots. Een klus die één persoon Incredible aanleert, kan worden gedeeld, zodat iedereen in het team erom kan vragen. De boekhouder leert de factuurroutine één keer aan, en de officemanager kan hem uitvoeren in de week dat de boekhouder op vakantie is. Een teamabonnement wordt per licentie betaald en kan met één licentie beginnen.

Incredible stopt voor alles wat het niet ongedaan kan maken. Alles wat iets verstuurt, betaalt of verwijdert, wacht eerst op jouw akkoord.

Welke moet een klein team kiezen?

Kies aan de hand van twee vragen: heeft de app een integratie, en is er iemand die bots gaat bouwen en onderhouden?

• “Beide apps hebben een integratie.” Zapier of Make. Begin met het gratis abonnement.
• “We hebben een IT'er die graag automatiseringen bouwt, en we leven in Microsoft 365.” Power Automate, eerst bewaakte flows, en onbewaakte bots zodra een routineklus een eigen machine waard is.
• “We willen een volwaardig RPA-platform en iemand gaat het leren.” UiPath, te beginnen met Community.
• “De klus zit in een portaal of een oud systeem zonder integratie, en niemand hier gaat een bot bouwen of repareren.” Incredible.

Werk je op een Mac, dan worden de eerste twee opties kleiner; zie Power Automate op een Mac.

Denk je in plaats daarvan aan een gewone macrorecorder? Lees een alternatief voor macrorecorders dat begrijpt wat je deed.