AI 인보이스 데이터 입력: 어떤 회계 시스템에서든

일주일에 공급업체 인보이스 40장, 하나하나가 PDF예요. 파일을 열고, 회계 시스템을 열고, 공급업체와 금액, 날짜를 입력하고, 계정 과목을 고르고, 코스트 센터를 고르고, PDF를 첨부하고, 저장하고, 다음. 일주일 중 가장 뻔한 한 시간인데, 여전히 손으로 하고 있어요.

이제 그 한 시간은 AI가 할 수 있어요. 이 녹화 영상은 매주 인보이스 40장 정도를 Visma에 올리는 사람의 것이에요. 어떻게 하는지 Incredible에게 한 번 보여 줬고, 이제는 “이 인보이스, 이 인보이스, 이 인보이스 Visma에 올려 줘”라고 말하고 다른 일을 해요.

Incredible로 하는 방법

한 번 보여 주세요. 무엇을 하는지 말하면서 인보이스 하나를 직접 입력하세요. 공급업체는 어느 칸에 들어가는지, 계정 과목은 어떻게 고르는지, 배송 건은 어느 코스트 센터로 가는지요. Incredible은 이를 루틴으로 저장해요. 자세한 과정은 작업 가르치기 가이드에 있어요.

그다음엔 한 문장으로 부탁하세요. PDF를 폴더에 모아 두고 이렇게요.

“이 인보이스, 이 인보이스, 이 인보이스 Visma에 올려 줄 수 있어?”

Incredible은 PDF 세 개로 무엇을 할지 “가르쳐 준 루틴을 사용해서” 하겠다고 답하고, 내가 확인하면 시작해요. 녹화 영상에서는 브라우저를 넘겨받아 인보이스를 차례로 하나씩 계정 과목과 코스트 센터까지 입력하고, 작은 카드로 지금 어느 인보이스를 처리 중인지 보여 줘요.

처음 보는 일 앞에서는 물어봐요. 지금까지 처리한 것과 다른 인보이스가 오면 먼저 물어봐요. “Always allow”를 선택하면 그다음부터는 그런 종류를 알아서 처리해요.

나는 하던 일을 계속해요. 창을 최소화하거나, 다른 탭을 쓰거나, 아예 다른 일을 해도 돼요. 인보이스가 끝나면 Incredible이 알려 줘요.

Incredible은 내 계정으로 로그인된 내 브라우저에서, 회계 시스템 자체의 화면으로 일해요. 그래서 시스템이 어떤 것과도 연동될 필요가 없고, 캡처 도구가 닿지 않는 지역 시스템이나 업계 전용 시스템도 다룰 수 있어요.

“초강력 버전의 Copilot이에요.”

Kyle Rademacher, 오피스 매니저, ProGuard Security Services

인보이스 입력을 자동화하는 다른 방법

Dext는 인보이스와 영수증을 읽어 회계 소프트웨어로 보내요. 웹사이트에 따르면 “공급업체, 품목, 지급 기한을 99% 이상의 정확도로” 뽑아내고, 내가 정한 규칙에 따라 분류하며, QuickBooks Online, Xero, Sage, Zoho를 비롯한 “36개 이상의 회계 소프트웨어 플랫폼”과 연결돼요. 쓰는 시스템이 목록에 있다면, 대량 처리에 맞게 만들어진 도구예요.

QuickBooks Online에는 캡처 기능이 내장돼 있어요. Intuit의 도움말에 따르면 청구서를 여러 개 한 번에 올리면 세부 정보를 뽑아내 검토할 거래를 만들어 줘요. QuickBooks가 알려 주는 주소로 청구서를 이메일로 전달할 수도 있어요.

위에 나온 Dext와 QuickBooks에 대한 내용은 모두 각자의 페이지에서 가져왔고, 2026년 10월 21일에 확인한 내용이에요.

어떤 걸 써야 할까요?

쓰는 회계 시스템이 QuickBooks Online이나 Xero, 또는 Dext가 지원하는 다른 시스템이고 인보이스가 이메일로 온다면, 캡처 도구가 잘 맞아요. 시스템에 연동이 없거나, 인보이스에 계정 과목을 매기는 방식이 규칙이 아니라 내 머릿속에 있다면, Incredible에게 한 번 보여 주고 폴더를 넘기세요.

한곳에서 웹 양식으로 옮겨 입력하는 데이터 전반에 대해서는 API 없는 웹사이트에 데이터 입력을 자동화하는 방법을 참고하세요.

가르치는 방식을 자세히 알고 싶다면 내 컴퓨터에서 반복 작업을 자동화하는 방법을 참고하세요.