ProGuard Security Services 如何把卓越營運帶進後勤辦公室

從 2015 年起，ProGuard Security Services 就在舊金山灣區和美國西岸守護著建築物、設施，以及其中的人。駐點保全人員、盯著監視畫面的監控室人員、機動巡邏和警報應變，全天候不間斷。公司的承諾很簡單：你的安全，我們的使命。

攝於 ProGuard 舊金山辦公室。由左至右：Fredric Lundberg（Incredible）、營運副總裁 Ritchie Cabanero、人資經理 Marvin Lampa、辦公室經理 Kyle Rademacher，以及 Emil Wagman（Incredible）。

每一位駐點保全人員背後，都有一個團隊在確保班表不出錯、薪資正確、訓練沒有過期，以及每一份客戶合約都井然有序。執行長 Nils Welin 打造後勤的方式，和他打造第一線的方式一樣：建立在有紀律、有文件記錄的例行作業上。每一項重複性任務都有負責人、有順序、有標準。ProGuard 稱之為卓越營運，這也是客戶一待就是好幾年的原因。

這也是導入 AI 最理想的基礎。

「客戶把他們的建築物和員工託付給我們。這份信任來自穩定一致，而穩定一致來自流程。Incredible 不會取代這份紀律，而是在它的基礎上更進一步，讓我們的團隊每天能把更多時間花在需要判斷力的工作上。」

Nils Welin，ProGuard Security Services 執行長

成熟的流程是最好的起點。

Fredric Lundberg 和 Incredible 技術長 Emil Wagman 第一次在 ProGuard 位於 Montgomery Street 的辦公室和他們坐下來談時，有一件事特別突出：流程本來就很清楚。辦公室經理 Kyle Rademacher 能一步一步說明每一項例行作業，照著實際的順序，連途中的檢查點也講得清清楚楚。不需要先整理任何東西。

這很重要。Incredible 是看著一個人做事來學會任務的。流程越清楚，結果就越好。在 ProGuard，效果立竿見影。

「我坐在 Kyle 旁邊，看他一項一項處理例行作業。真正重要的細節，只有在看著實際任務時才會出現，而那些正是 Incredible 必須做對的地方。」

Emil Wagman，Incredible 技術長

示範一次，其餘交給它。

Kyle 跟 Incredible 合作的方式，就像在帶一位新同事。他照平常的方式做一項例行作業，邊做邊口頭說明每個步驟。Incredible 學到的不只是點擊，還有點擊背後的意圖，所以畫面改變時它也不會出錯。從此以後，它每次都用同樣的方式完成工作，Kyle 再檢查結果。

從一項例行作業開始，現在已經成為 Kyle 安排一天工作的一部分。更重要的是，這證明了這種模式行得通：負責流程的人，就是把它自動化的人。不用寫需求說明、不用開工單、不用等 IT。

「我很清楚這些事情要怎麼做。現在我只要示範給 Incredible 看一次，它每次都會用同樣的方式完成。我檢查一下結果，就能接著做下一件事。」

Kyle Rademacher，ProGuard Security Services 辦公室經理

流程知識，終於被記錄下來。

在大多數公司，讓後勤運作的知識都存在人的腦袋裡。事情要按什麼順序檢查。那些大家都知道、卻沒人寫下來的例外。一家保全公司承擔不起這種風險。ProGuard 把例行作業都明確寫了下來，而那正是 Incredible 最能發揮的地方。

「ProGuard 正是應該最早採用這種工具的公司。他們運作嚴謹，對自己的流程瞭如指掌，也沒耐心去用需要一直盯著的工具。Incredible 把點擊、複製，還有在各個 App 之間搬來搬去的工作從他們手上接了過去。他們只是告訴它要做什麼，它就做了。像這樣的團隊會很快拉開差距。」

Philip Alm，Incredible 共同創辦人暨執行長

接下來。

Kyle 已經把 ProGuard 在行政、人資和財務方面的更多例行作業整理出來。每一項都是同樣的模式：流程清楚，目前靠手動完成，隨時可以示範一次交出去。試行計畫以外的同事也開始問，要怎麼在自己的職務上使用 Incredible。這通常代表某件事已經從一個專案，變成了一種工作方式。

對一家靠承接新據點成長的公司來說，這很重要。第一線每多一位保全人員，辦公室就多一份工作。有 Incredible 分擔更多例行作業，支援保全人員的團隊就能跟上腳步，同時不失去客戶當初看重的用心。

「我們一直在流程上投資，因為流程保護了我們的服務品質。隨著 Incredible 接手更多例行工作，我們就能以同樣的用心承接更多據點和更多客戶。這就是我們的名字所代表的標準。」

Nils Welin，ProGuard Security Services 執行長

Incredible 在瑞典 Jönköping 打造，團隊經常飛到灣區和客戶面對面合作。「ProGuard 本來就靠好的流程運作，」Incredible 業務主管 Fredric Lundberg 說，「Kyle 掌握了一切。Incredible 要做的只是學會。」

從第一線到後勤辦公室的卓越營運。ProGuard 正讓整個團隊都變得 Incredible。