Як ProGuard Security Services приносить операційну досконалість у бекофіс

З 2015 року ProGuard Security Services охороняє будівлі, об’єкти й людей у них по всьому району затоки Сан-Франциско та на Західному узбережжі. Охоронці на постах, оператори пультів, які стежать за камерами, мобільні патрулі й реагування на тривоги, цілодобово. Обіцянка компанії проста: ваша безпека, наше зобов’язання.

В офісі ProGuard у Сан-Франциско. Зліва направо: Fredric Lundberg (Incredible), Ritchie Cabanero, Vice President of Operations, Marvin Lampa, HR Manager, Kyle Rademacher, Office Manager, і Emil Wagman (Incredible).

За кожним охоронцем на посту стоїть команда, яка стежить, щоб графік виконувався, зарплата нараховувалася правильно, навчання було актуальним, а кожна угода з клієнтом була в порядку. CEO Nils Welin побудував цей бекофіс так само, як і передову: на дисциплінованих, задокументованих процедурах. Кожне повторюване завдання має відповідального, послідовність і стандарт. У ProGuard це називають операційною досконалістю, і саме тому клієнти залишаються з компанією роками.

Це також ідеальна основа для ШІ.

«Клієнти довіряють нам свої будівлі й своїх людей. Цю довіру заслуговують послідовністю, а послідовність походить із процесу. Incredible не замінює цієї дисципліни. Він спирається на неї і дає нашій команді більше часу протягом дня на роботу, яка потребує власного судження.»

Nils Welin, Chief Executive Officer, ProGuard Security Services

Зрілий процес є найкращою точкою старту.

Коли Fredric Lundberg і Emil Wagman, CTO Incredible, уперше сіли з ProGuard в її офісі на Montgomery Street, одне впадало в око: процеси вже були чіткими. Office Manager Kyle Rademacher міг описати кожну процедуру крок за кроком, у тому порядку, в якому її виконують, і з перевірками по дорозі. Спершу не треба було нічого розплутувати.

Це важливо. Incredible вивчає завдання, спостерігаючи, як його виконує людина. Що чіткіший процес, то кращий результат. У ProGuard покращення було миттєвим.

«Я сидів поруч із Kyle, поки він проходив свої процедури. Деталі, які мають значення, видно лише тоді, коли спостерігаєш за справжнім завданням, і саме їх Incredible має зробити правильно.»

Emil Wagman, Chief Technology Officer, Incredible

Покажіть один раз. Решту він зробить сам.

Kyle працює з Incredible так, як навчав би нового колегу. Він виконує процедуру так, як завжди, і пояснює вголос кожен крок. Incredible вивчає не лише клацання, а й намір за ними, тож не збивається, коли екран змінюється. Відтоді він щоразу виконує роботу однаково, а Kyle перевіряє результат.

Те, що починалося з однієї процедури, стало частиною того, як Kyle організовує свій день. І що важливіше, це довело модель: процес автоматизує та людина, якій він належить. Без технічного завдання, без заявки, без очікування на ІТ.

«Я точно знаю, як хочу, щоб ці речі робилися. Тепер я один раз показую Incredible, і він щоразу робить їх так само. Я перевіряю результат і переходжу до наступного.»

Kyle Rademacher, Office Manager, ProGuard Security Services

Знання про процеси нарешті зафіксовані.

У більшості компаній знання, на яких тримається бекофіс, живуть у головах людей. Порядок, у якому все перевіряють. Винятки, про які всі знають, але ніхто не записав. Охоронна компанія не може собі цього дозволити. ProGuard зробила свої процедури явними, і саме там Incredible найсильніший.

«ProGuard якраз та компанія, яка має бути тут першою. Вони працюють злагоджено, знають свої процеси напам’ять і не мають терпіння до інструментів, за якими треба наглядати. Incredible зняв із них клацання, копіювання й перекидання даних між застосунками. Вони просто сказали йому, що робити, і він це зробив. Такі команди швидко вийдуть уперед.»

Philip Alm, засновник і CEO, Incredible

Що далі.

Kyle описав ще більше процедур ProGuard в адмініструванні, HR і фінансах. Кожна побудована за тим самим зразком: чіткий процес, який сьогодні виконують вручну і який готовий до того, щоб його показали один раз. Колеги поза пілотом почали питати, як вони можуть використовувати Incredible у своїх ролях. Зазвичай це ознака того, що щось перетворилося з проєкту на спосіб роботи.

Для компанії, яка росте, беручи нові об’єкти, це важливо. Кожен новий охоронець на місцях додає роботи в офісі. Коли Incredible бере на себе дедалі більше рутини, команда за охоронцями встигає за темпом, не втрачаючи тієї турботи, заради якої клієнти до неї прийшли.

«Ми завжди інвестували у свої процеси, бо вони захищають якість нашого сервісу. Що більше рутинної роботи бере на себе Incredible, то більше ми можемо брати нових об’єктів і нових клієнтів з тією самою турботою. Саме цей стандарт уособлює наше ім’я.»

Nils Welin, Chief Executive Officer, ProGuard Security Services

Incredible створюють у місті Jönköping у Швеції, і команда регулярно їздить до району затоки Сан-Франциско, щоб працювати з клієнтами особисто. «ProGuard уже працювала на добрих процесах», каже Fredric Lundberg, Head of Sales в Incredible. «Kyle відповідав за них. Incredible мав лише навчитися.»

Операційна досконалість, від передової до бекофісу. ProGuard робить усю свою команду Incredible.