ProGuard Security Services arka ofise operasyonel mükemmelliği nasıl taşıyor

ProGuard Security Services 2015’ten bu yana San Francisco Bay Area’da ve Batı Kıyısı’nda binaları, tesisleri ve içlerindeki insanları koruyor. Görev yerindeki güvenlik görevlileri, kameraları takip eden konsol operatörleri, mobil devriyeler ve alarm müdahalesi, günün her saati. Şirketin sözü basit: sizin güvenliğiniz, bizim taahhüdümüz.

ProGuard’ın San Francisco’daki ofisinde. Soldan: Fredric Lundberg (Incredible), Vice President of Operations Ritchie Cabanero, HR Manager Marvin Lampa, Office Manager Kyle Rademacher ve Emil Wagman (Incredible).

Görev yerindeki her güvenlik görevlisinin arkasında, vardiya planının tuttuğundan, bordronun doğru olduğundan, eğitimlerin güncel olduğundan ve her müşteri sözleşmesinin yolunda olduğundan emin olan bir ekip var. CEO Nils Welin bu arka ofisi, ön cepheyi kurduğu gibi kurdu: disiplinli ve belgelenmiş rutinlerin üzerine. Her tekrarlayan görevin bir sahibi, bir sırası ve bir standardı var. ProGuard buna operasyonel mükemmellik diyor ve müşterilerin yıllarca kalmasının nedeni de bu.

Aynı zamanda yapay zeka için ideal bir temel.

“Müşterilerimiz bize binalarını ve insanlarını emanet ediyor. Bu güven tutarlılıkla kazanılır, tutarlılık da süreçten gelir. Incredible bu disiplinin yerini almıyor. Onun üzerine inşa ediyor ve ekibimizin gününün daha büyük kısmını muhakeme gerektiren işlere ayırmasını sağlıyor.”

Nils Welin, Chief Executive Officer, ProGuard Security Services

Olgun bir süreç, başlamak için en iyi yer.

Fredric Lundberg ve Incredible’ın CTO’su Emil Wagman, ProGuard ile Montgomery Street’teki ofiste ilk kez oturduklarında bir şey hemen göze çarptı: süreçler zaten netti. Office Manager Kyle Rademacher her rutini adım adım, yapıldığı sırayla ve yol boyunca yapılan kontrollerle birlikte anlatabiliyordu. Önce çözülmesi gereken bir karmaşa yoktu.

Bu önemli. Incredible bir görevi, birinin onu yapışını izleyerek öğrenir. Süreç ne kadar netse sonuç o kadar iyi olur. ProGuard’da gelişme anında görüldü.

“Kyle rutinlerini yaparken yanında oturdum. Önemli ayrıntılar ancak gerçek görevi izlediğinizde ortaya çıkar ve Incredible’ın doğru yapması gerekenler de tam olarak onlar.”

Emil Wagman, Chief Technology Officer, Incredible

Bir kez gösterin. Gerisini o yapar.

Kyle, Incredible ile yeni bir iş arkadaşını eğitir gibi çalışıyor. Bir rutini her zaman yaptığı gibi yapıyor ve yaparken her adımı anlatıyor. Incredible yalnızca tıklamaları değil, arkalarındaki niyeti de öğreniyor; bu yüzden bir ekran değiştiğinde de işi sürdürebiliyor. Bundan sonra işi her seferinde aynı şekilde yapıyor, Kyle da sonucu kontrol ediyor.

Tek bir rutinle başlayan şey, Kyle’ın gününü nasıl yönettiğinin bir parçası hâline geldi. Daha da önemlisi modeli kanıtladı: süreci otomatikleştiren, sürecin sahibi olan kişidir. Brif yok, talep kaydı yok, BT’yi beklemek yok.

“Bu işlerin nasıl yapılmasını istediğimi çok iyi biliyorum. Artık Incredible’a bir kez gösteriyorum ve her seferinde aynı şekilde yapıyor. Sonucu kontrol edip bir sonraki işe geçiyorum.”

Kyle Rademacher, Office Manager, ProGuard Security Services

Süreç bilgisi sonunda kayıt altında.

Çoğu şirkette bir arka ofisi ayakta tutan bilgi insanların kafasında yaşar. İşlerin hangi sırayla kontrol edildiği. Herkesin bildiği ama kimsenin yazıya dökmediği istisnalar. Bir güvenlik şirketi bunu göze alamaz. ProGuard rutinlerini açıkça tanımladı ve Incredible’ın en güçlü olduğu yer de tam orası.

“ProGuard tam da bunu ilk benimsemesi gereken türden bir şirket. Sıkı çalışıyorlar, süreçlerini ezbere biliyorlar ve sürekli başında beklenmesi gereken araçlara sabırları yok. Incredible tıklamayı, kopyalamayı ve uygulamalar arasında gidip gelmeyi onların üzerinden aldı. Ona ne yapacağını söylediler, o da yaptı. Böyle ekipler hızla öne geçecek.”

Philip Alm, Kurucu ve CEO, Incredible

Sırada ne var.

Kyle, ProGuard’ın idari işler, İK ve finans alanlarındaki rutinlerinden daha fazlasının haritasını çıkardı. Her biri aynı kalıbı izliyor: net bir süreç, bugün elle yapılıyor, bir kez gösterilmeye hazır. Pilot dışındaki iş arkadaşları Incredible’ı kendi rollerinde nasıl kullanabileceklerini sormaya başladı. Bu genellikle bir şeyin projeden çalışma biçimine dönüştüğünün işaretidir.

Yeni lokasyonlar alarak büyüyen bir şirket için bu önemli. Sahaya eklenen her güvenlik görevlisi ofise iş ekliyor. Rutin işlerin daha büyük kısmını Incredible taşıdığında, görevlilerin arkasındaki ekip, müşterilerin tercih sebebi olan özeni kaybetmeden tempoyu yakalıyor.

“Süreçlerimize her zaman yatırım yaptık çünkü hizmetimizin kalitesini onlar koruyor. Incredible rutin işlerin daha fazlasını üstlendikçe daha fazla lokasyonu ve daha fazla müşteriyi aynı özenle üstlenebiliyoruz. Adımızın temsil ettiği standart bu.”

Nils Welin, Chief Executive Officer, ProGuard Security Services

Incredible İsveç’in Jönköping şehrinde geliştiriliyor ve ekip, müşterilerle yüz yüze çalışmak için düzenli olarak Bay Area’ya gidiyor. “ProGuard zaten iyi süreçlerle çalışıyordu,” diyor Incredible’ın Head of Sales’i Fredric Lundberg. “Sürecin sahibi Kyle’dı. Incredible’ın tek yapması gereken öğrenmekti.”

Ön cepheden arka ofise operasyonel mükemmellik. ProGuard tüm ekibini Incredible yapıyor.