Så tar ProGuard Security Services operativ excellens till backoffice

Sedan 2015 har ProGuard Security Services skyddat byggnader, anläggningar och människorna i dem i hela San Francisco Bay Area och på USA:s västkust. Väktare på plats, operatörer som övervakar kamerorna, mobila patruller och larmutryckning, dygnet runt. Företagets löfte är enkelt: din säkerhet, vårt åtagande.

På ProGuards kontor i San Francisco. Från vänster: Fredric Lundberg (Incredible), Ritchie Cabanero, Vice President of Operations, Marvin Lampa, HR Manager, Kyle Rademacher, Office Manager, och Emil Wagman (Incredible).

Bakom varje väktare på plats finns ett team som ser till att schemat håller, att lönerna stämmer, att utbildningarna är aktuella och att varje kundavtal är i ordning. Vd:n Nils Welin har byggt upp det backofficet på samma sätt som han byggde upp frontlinjen: med disciplinerade, dokumenterade rutiner. Varje återkommande uppgift har en ägare, en ordningsföljd och en standard. ProGuard kallar det operativ excellens, och det är anledningen till att kunderna stannar i flera år.

Det är också den perfekta grunden för AI.

”Våra kunder anförtror oss sina byggnader och sina människor. Det förtroendet förtjänar vi genom att vara konsekventa, och konsekvens kommer från process. Incredible ersätter inte den disciplinen. Den bygger vidare på den, och den låter vårt team lägga mer av sin dag på det arbete som kräver omdöme.”

Nils Welin, Chief Executive Officer, ProGuard Security Services

En mogen process är den bästa startpunkten.

När Fredric Lundberg och Emil Wagman, Incredibles CTO, första gången satte sig ned med ProGuard på kontoret på Montgomery Street stack en sak ut: processerna var redan tydliga. Kyle Rademacher, som är Office Manager, kunde beskriva varje rutin steg för steg, i den ordning den görs och med kontrollerna längs vägen. Det fanns inget att reda ut först.

Det spelar roll. Incredible lär sig en uppgift genom att se någon göra den. Ju tydligare processen är, desto bättre blir resultatet. Hos ProGuard kom lyftet direkt.

”Jag satt bredvid Kyle medan han gick igenom sina rutiner. De detaljer som spelar roll syns bara när man ser den verkliga uppgiften utföras, och det är dem Incredible måste få rätt.”

Emil Wagman, Chief Technology Officer, Incredible

Visa den en gång. Den gör resten.

Kyle arbetar med Incredible på samma sätt som han skulle lära upp en ny kollega. Han gör en rutin som han alltid gör den och berättar om varje steg medan han gör det. Incredible lär sig inte bara klicken utan också avsikten bakom dem, så den klarar sig även när en skärmbild ändras. Från och med då gör den jobbet på samma sätt varje gång, och Kyle granskar resultatet.

Det som började som en rutin har blivit en del av hur Kyle lägger upp sin dag. Ännu viktigare är att det bevisade modellen: den som äger processen är den som automatiserar den. Ingen beställning, inget ärende, ingen väntan på IT.

”Jag vet exakt hur jag vill att de här sakerna ska göras. Nu visar jag Incredible en gång, och sedan gör den dem på samma sätt varje gång. Jag kontrollerar resultatet och går vidare till nästa sak.”

Kyle Rademacher, Office Manager, ProGuard Security Services

Processkunskap, äntligen fångad.

I de flesta företag finns kunskapen som håller ett backoffice igång i folks huvuden. Ordningen som saker kontrolleras i. Undantagen som alla känner till men som ingen har skrivit ned. Det har ett säkerhetsföretag inte råd med. ProGuard har gjort sina rutiner uttalade, och det är precis där Incredible är som starkast.

”ProGuard är precis den sortens företag som borde vara först med det här. De har ordning och reda, de kan sina processer utan och innan, och de har inget tålamod med verktyg som behöver passas. Incredible tog över klickandet, kopierandet och flyttandet mellan appar. De sa bara vad den skulle göra, och den gjorde det. Sådana team kommer att dra ifrån snabbt.”

Philip Alm, Founder and CEO, Incredible

Det som kommer härnäst.

Kyle har kartlagt fler av ProGuards rutiner inom administration, HR och ekonomi. Alla följer samma mönster: en tydlig process som görs för hand i dag och är redo att visas en gång. Kollegor utanför piloten har börjat fråga hur de kan använda Incredible i sina egna roller. Det brukar vara tecknet på att något har gått från att vara ett projekt till att bli ett arbetssätt.

För ett företag som växer genom att ta sig an nya objekt spelar det roll. Varje ny väktare ute på fältet ger mer arbete på kontoret. När Incredible bär mer av rutinarbetet hänger teamet bakom väktarna med utan att tappa den omsorg som kunderna skrev på för.

”Vi har alltid investerat i våra processer eftersom de skyddar kvaliteten i vår tjänst. När Incredible tar över mer av rutinarbetet kan vi ta oss an fler objekt och fler kunder med samma omsorg. Det är den standard vårt namn står för.”

Nils Welin, Chief Executive Officer, ProGuard Security Services

Incredible byggs i Jönköping, och teamet reser regelbundet till Bay Area för att arbeta med kunder på plats. ”ProGuard hade redan bra processer”, säger Fredric Lundberg, Head of Sales på Incredible. ”Kyle ägde dem. Allt Incredible behövde göra var att lära sig.”

Operativ excellens, från frontlinjen till backoffice. ProGuard gör hela sitt team Incredible.