Slik får ProGuard Security Services operasjonell fortreffelighet inn i back office

Siden 2015 har ProGuard Security Services beskyttet bygninger, anlegg og menneskene i dem i hele San Francisco Bay Area og langs den amerikanske vestkysten. Vektere på post, operatører som følger med på kameraene, mobile patruljer og alarmutrykning, døgnet rundt. Løftet til selskapet er enkelt: din sikkerhet, vår forpliktelse.

På kontoret til ProGuard i San Francisco. Fra venstre: Fredric Lundberg (Incredible), Ritchie Cabanero, Vice President of Operations, Marvin Lampa, HR Manager, Kyle Rademacher, Office Manager, og Emil Wagman (Incredible).

Bak hver vekter på post står et team som sørger for at vaktplanen holder, at lønnen blir riktig, at opplæringen er oppdatert og at hver kundeavtale er i orden. Administrerende direktør Nils Welin har bygd opp back office på samme måte som han bygde frontlinjen: på disiplinerte, dokumenterte rutiner. Hver oppgave som går igjen, har en eier, en rekkefølge og en standard. ProGuard kaller det operasjonell fortreffelighet, og det er grunnen til at kundene blir værende i årevis.

Det er også det ideelle grunnlaget for AI.

«Kundene våre betror oss bygningene sine og menneskene sine. Den tilliten gjør vi oss fortjent til gjennom forutsigbarhet, og forutsigbarhet kommer av prosesser. Incredible erstatter ikke den disiplinen. Den bygger videre på den, og den lar teamet vårt bruke mer av dagen på arbeidet som krever skjønn.»

Nils Welin, Chief Executive Officer, ProGuard Security Services

En moden prosess er det beste stedet å starte.

Da Fredric Lundberg og Emil Wagman, CTO i Incredible, første gang satte seg ned med ProGuard på kontoret i Montgomery Street, var det én ting som skilte seg ut: Prosessene var allerede tydelige. Kontorsjef Kyle Rademacher kunne beskrive hver rutine steg for steg, i den rekkefølgen den gjøres og med kontrollene underveis. Det var ingenting som måtte nøstes opp først.

Det betyr noe. Incredible lærer en oppgave ved å se noen gjøre den. Jo tydeligere prosessen er, desto bedre blir resultatet. Hos ProGuard kom forbedringen med en gang.

«Jeg satt ved siden av Kyle mens han jobbet seg gjennom rutinene sine. Detaljene som betyr noe, dukker bare opp når du ser den ekte oppgaven bli gjort, og det er dem Incredible må få riktig.»

Emil Wagman, Chief Technology Officer, Incredible

Vis den én gang. Den gjør resten.

Kyle jobber med Incredible slik han ville lært opp en ny kollega. Han gjør en rutine slik han alltid gjør den, og forteller om hvert steg underveis. Incredible lærer ikke bare klikkene, men også hensikten bak dem, så den holder stand når et skjermbilde endrer seg. Fra da av gjør den jobben på samme måte hver gang, og Kyle går gjennom resultatet.

Det som startet som én rutine, har blitt en del av hvordan Kyle legger opp dagen sin. Enda viktigere er at det beviste modellen: Den som eier prosessen, er den som automatiserer den. Ingen bestilling, ingen sak, ingen venting på IT.

«Jeg vet nøyaktig hvordan jeg vil ha disse tingene gjort. Nå viser jeg Incredible det én gang, og så gjør den dem på samme måte hver gang. Jeg sjekker resultatet og går videre til neste ting.»

Kyle Rademacher, Office Manager, ProGuard Security Services

Prosesskunnskap, endelig fanget opp.

I de fleste selskaper sitter kunnskapen som holder back office i gang, i hodene på folk. Rekkefølgen ting sjekkes i. Unntakene alle vet om, men som ingen har skrevet ned. Det har ikke et sikkerhetsselskap råd til. ProGuard har gjort rutinene sine eksplisitte, og det er akkurat der Incredible er sterkest.

«ProGuard er akkurat den typen selskap som burde være først ute med dette. De driver stramt, de kan prosessene sine på rams, og de har ikke tålmodighet med verktøy som må passes på. Incredible tok klikkingen, kopieringen og flyttingen mellom apper av bordet deres. De sa bare hva den skulle gjøre, og så gjorde den det. Team som dem kommer til å dra fra fort.»

Philip Alm, Founder and CEO, Incredible

Hva som skjer videre.

Kyle har kartlagt flere av rutinene til ProGuard innen administrasjon, HR og økonomi. Alle følger det samme mønsteret: en tydelig prosess, gjort for hånd i dag, klar til å bli vist én gang. Kolleger utenfor piloten har begynt å spørre hvordan de kan bruke Incredible i sine egne roller. Det er som regel tegnet på at noe har gått fra å være et prosjekt til å bli en måte å jobbe på.

For et selskap som vokser ved å ta på seg nye oppdragssteder, betyr det noe. Hver vekter som kommer til i felten, gir mer arbeid på kontoret. Når Incredible bærer mer av rutinearbeidet, holder teamet bak vekterne tritt uten å miste den omtanken kundene valgte dem for.

«Vi har alltid investert i prosessene våre fordi de beskytter kvaliteten på tjenesten vår. Når Incredible tar over mer av rutinearbeidet, kan vi ta på oss flere oppdragssteder og flere kunder med den samme omtanken. Det er den standarden navnet vårt står for.»

Nils Welin, Chief Executive Officer, ProGuard Security Services

Incredible utvikles i Jönköping i Sverige, og teamet reiser jevnlig til Bay Area for å jobbe med kundene på stedet. «ProGuard var allerede drevet av gode prosesser», sier Fredric Lundberg, salgssjef i Incredible. «Kyle eide dem. Alt Incredible måtte gjøre, var å lære.»

Operasjonell fortreffelighet, fra frontlinjen til back office. ProGuard gjør hele teamet sitt Incredible.