Bagaimana ProGuard Security Services membawa keunggulan operasional ke back office

Sejak 2015, ProGuard Security Services melindungi gedung, fasilitas, dan orang-orang di dalamnya di seluruh San Francisco Bay Area dan Pantai Barat Amerika. Petugas keamanan di pos jaga, operator konsol yang memantau kamera, patroli keliling, dan respons alarm, sepanjang waktu. Janji perusahaan ini sederhana: keamanan Anda, komitmen kami.

Di kantor ProGuard di San Francisco. Dari kiri: Fredric Lundberg (Incredible), Ritchie Cabanero, Vice President of Operations, Marvin Lampa, HR Manager, Kyle Rademacher, Office Manager, dan Emil Wagman (Incredible).

Di balik setiap petugas di pos ada tim yang memastikan jadwal tetap berjalan, penggajian benar, pelatihan selalu terbaru, dan setiap perjanjian dengan klien beres. CEO Nils Welin membangun back office itu dengan cara yang sama seperti ia membangun garis depan: di atas rutinitas yang disiplin dan terdokumentasi. Setiap tugas berulang punya pemilik, urutan, dan standar. ProGuard menyebutnya keunggulan operasional, dan itulah alasan klien bertahan selama bertahun-tahun.

Itu juga fondasi yang ideal untuk AI.

“Klien kami memercayakan gedung dan orang-orang mereka kepada kami. Kepercayaan itu didapat lewat konsistensi, dan konsistensi lahir dari proses. Incredible tidak menggantikan disiplin itu. Incredible membangun di atasnya, dan membuat tim kami bisa menghabiskan lebih banyak waktu untuk pekerjaan yang membutuhkan penilaian.”

Nils Welin, Chief Executive Officer, ProGuard Security Services

Proses yang matang adalah titik awal terbaik.

Saat Fredric Lundberg dan Emil Wagman, CTO Incredible, pertama kali duduk bersama ProGuard di kantornya di Montgomery Street, ada satu hal yang menonjol: prosesnya sudah jelas. Office Manager Kyle Rademacher bisa menjelaskan setiap rutinitas langkah demi langkah, sesuai urutan pengerjaannya dan dengan pengecekan di sepanjang jalan. Tidak ada yang perlu diurai terlebih dahulu.

Itu penting. Incredible mempelajari tugas dengan melihat seseorang mengerjakannya. Makin jelas prosesnya, makin baik hasilnya. Di ProGuard, peningkatannya langsung terasa.

“Saya duduk di samping Kyle selama ia mengerjakan rutinitasnya. Detail yang penting baru terlihat saat Anda melihat tugas yang sebenarnya, dan detail itulah yang harus dikerjakan Incredible dengan benar.”

Emil Wagman, Chief Technology Officer, Incredible

Tunjukkan sekali. Incredible mengerjakan sisanya.

Kyle bekerja dengan Incredible seperti saat ia melatih rekan kerja baru. Ia mengerjakan sebuah rutinitas seperti biasa, sambil menjelaskan setiap langkahnya. Incredible tidak hanya mempelajari kliknya, tetapi juga maksud di baliknya, sehingga tugasnya tetap berjalan saat tampilan layar berubah. Sejak itu Incredible mengerjakannya dengan cara yang sama setiap kali, dan Kyle memeriksa hasilnya.

Yang dimulai dari satu rutinitas kini menjadi bagian dari cara Kyle menjalani harinya. Yang lebih penting, ini membuktikan modelnya: orang yang memiliki prosesnya adalah orang yang mengotomatiskannya. Tanpa brief, tanpa tiket, tanpa menunggu tim IT.

“Saya tahu persis bagaimana saya ingin hal-hal ini dikerjakan. Sekarang saya menunjukkannya sekali kepada Incredible dan Incredible mengerjakannya dengan cara yang sama setiap kali. Saya cek hasilnya lalu lanjut ke pekerjaan berikutnya.”

Kyle Rademacher, Office Manager, ProGuard Security Services

Pengetahuan proses, akhirnya tercatat.

Di sebagian besar perusahaan, pengetahuan yang membuat back office tetap berjalan hanya ada di kepala orang. Urutan pengecekan. Pengecualian yang diketahui semua orang tetapi tidak pernah ditulis siapa pun. Perusahaan keamanan tidak bisa membiarkan hal itu. ProGuard telah membuat rutinitasnya tertulis jelas, dan di situlah Incredible paling kuat.

“ProGuard adalah jenis perusahaan yang memang seharusnya menjadi yang pertama memakai ini. Mereka bekerja dengan rapi, menguasai proses mereka di luar kepala, dan tidak sabar dengan tool yang harus terus diawasi. Incredible mengangkat pekerjaan mengeklik, menyalin, dan bolak-balik antaraplikasi dari pundak mereka. Mereka cukup memberi tahu Incredible apa yang harus dikerjakan, dan Incredible mengerjakannya. Tim seperti itu akan cepat melesat ke depan.”

Philip Alm, pendiri dan CEO, Incredible

Apa selanjutnya.

Kyle sudah memetakan lebih banyak rutinitas ProGuard di bidang administrasi, HR, dan keuangan. Masing-masing mengikuti pola yang sama: proses yang jelas, hari ini masih dikerjakan dengan tangan, siap untuk ditunjukkan sekali. Rekan kerja di luar pilot mulai bertanya bagaimana mereka bisa memakai Incredible dalam peran mereka sendiri. Biasanya itu tanda bahwa sesuatu telah berubah dari proyek menjadi cara bekerja.

Bagi perusahaan yang tumbuh dengan mengambil lokasi baru, hal itu penting. Setiap petugas yang ditambahkan di lapangan menambah pekerjaan di kantor. Dengan Incredible menangani lebih banyak pekerjaan rutin, tim di balik para petugas bisa mengimbangi tanpa kehilangan kepedulian yang menjadi alasan klien memilih mereka.

“Kami selalu berinvestasi pada proses kami karena proses itulah yang menjaga kualitas layanan kami. Seiring Incredible mengambil alih lebih banyak pekerjaan rutin, kami bisa menangani lebih banyak lokasi dan lebih banyak klien dengan kepedulian yang sama. Itulah standar yang dijunjung nama kami.”

Nils Welin, Chief Executive Officer, ProGuard Security Services

Incredible dibangun di Jönköping, Swedia, dan timnya rutin datang ke Bay Area untuk bekerja langsung dengan pelanggan. “ProGuard memang sudah berjalan dengan proses yang baik,” kata Fredric Lundberg, Head of Sales di Incredible. “Kyle yang memilikinya. Incredible tinggal belajar.”

Keunggulan operasional, dari garis depan sampai back office. ProGuard menjadikan seluruh timnya Incredible.