Näin ProGuard Security Services tuo operatiivisen erinomaisuuden taustatoimintoihin

Vuodesta 2015 lähtien ProGuard Security Services on suojannut rakennuksia, kiinteistöjä ja niissä olevia ihmisiä San Franciscon lahden alueella ja Yhdysvaltain länsirannikolla. Vartijoita vartiopaikoilla, kameroita seuraavia valvomo-operaattoreita, liikkuvaa vartiointia ja hälytyksiin reagointia ympäri vuorokauden. Yhtiön lupaus on yksinkertainen: sinun turvallisuutesi, meidän sitoumuksemme.

ProGuardin toimistolla San Franciscossa. Vasemmalta: Fredric Lundberg (Incredible), Ritchie Cabanero, Vice President of Operations, Marvin Lampa, HR Manager, Kyle Rademacher, Office Manager, ja Emil Wagman (Incredible).

Jokaisen vartiopaikalla olevan vartijan takana on tiimi, joka huolehtii siitä, että vuorolistat pitävät, palkat menevät oikein, koulutukset ovat ajan tasalla ja jokainen asiakassopimus on kunnossa. Toimitusjohtaja Nils Welin on rakentanut taustatoiminnot samalla tavalla kuin etulinjan: kurinalaisten, dokumentoitujen rutiinien varaan. Jokaisella toistuvalla tehtävällä on omistaja, järjestys ja standardi. ProGuard kutsuu sitä operatiiviseksi erinomaisuudeksi, ja sen ansiosta asiakkaat pysyvät vuosia.

Se on myös ihanteellinen pohja tekoälylle.

”Asiakkaamme uskovat rakennuksensa ja ihmisensä meidän huostaamme. Tuo luottamus ansaitaan johdonmukaisuudella, ja johdonmukaisuus syntyy prosesseista. Incredible ei korvaa tätä kurinalaisuutta. Se rakentuu sen varaan, ja sen ansiosta tiimimme voi käyttää suuremman osan päivästään työhön, joka vaatii harkintaa.”

Nils Welin, Chief Executive Officer, ProGuard Security Services

Kypsä prosessi on paras lähtökohta.

Kun Fredric Lundberg ja Incrediblen teknologiajohtaja Emil Wagman istuivat ensimmäisen kerran alas ProGuardin kanssa yhtiön Montgomery Streetin toimistolla, yksi asia erottui: prosessit olivat jo selkeitä. Toimistopäällikkö Kyle Rademacher osasi kuvata jokaisen rutiinin vaihe vaiheelta, siinä järjestyksessä kuin se tehdään, tarkistuksineen. Mitään sotkua ei tarvinnut ensin purkaa.

Sillä on merkitystä. Incredible oppii tehtävän katsomalla, kun joku tekee sen. Mitä selkeämpi prosessi, sitä parempi tulos. ProGuardilla parannus näkyi heti.

”Istuin Kylen vieressä, kun hän kävi läpi rutiinejaan. Tärkeät yksityiskohdat tulevat esiin vasta, kun seuraa oikeaa tehtävää, ja juuri ne Incrediblen pitää saada oikein.”

Emil Wagman, Chief Technology Officer, Incredible

Näytä kerran. Se hoitaa loput.

Kyle työskentelee Incrediblen kanssa niin kuin hän perehdyttäisi uuden kollegan. Hän tekee rutiinin niin kuin aina ja kertoo samalla jokaisesta vaiheesta. Incredible oppii klikkausten lisäksi niiden takana olevan tarkoituksen, joten se pärjää, vaikka näkymä muuttuisi. Siitä lähtien se tekee työn joka kerta samalla tavalla, ja Kyle tarkistaa tuloksen.

Yhdestä rutiinista alkanut kokeilu on muuttunut osaksi sitä, miten Kyle hoitaa työpäivänsä. Vielä tärkeämpää on, että se osoitti mallin toimivaksi: prosessin omistaja on se, joka sen automatisoi. Ei määrittelyä, ei tikettiä, ei IT:n odottelua.

”Tiedän tarkalleen, miten haluan nämä asiat tehtävän. Nyt näytän Incrediblelle kerran, ja se tekee ne joka kerta samalla tavalla. Tarkistan lopputuloksen ja siirryn seuraavaan asiaan.”

Kyle Rademacher, Office Manager, ProGuard Security Services

Prosessiosaaminen vihdoin talteen.

Useimmissa yrityksissä osaaminen, joka pitää taustatoiminnot käynnissä, on ihmisten päissä. Järjestys, jossa asiat tarkistetaan. Poikkeukset, jotka kaikki tuntevat mutta joita kukaan ei ole kirjoittanut ylös. Turvallisuusyhtiöllä ei ole siihen varaa. ProGuard on kirjannut rutiininsa auki, ja juuri siinä Incredible on vahvimmillaan.

”ProGuard on juuri sellainen yritys, jonka kuuluukin olla tässä ensimmäisten joukossa. Heillä on tiukka ote, he osaavat prosessinsa ulkoa, eikä heillä ole kärsivällisyyttä työkaluille, joita pitää jatkuvasti paimentaa. Incredible otti heiltä pois klikkailun, kopioinnin ja sovellusten välillä sukkuloinnin. He vain kertoivat sille, mitä tehdä, ja se teki sen. Tuollaiset tiimit menevät nopeasti muiden ohi.”

Philip Alm, Founder and CEO, Incredible

Mitä seuraavaksi.

Kyle on kartoittanut lisää ProGuardin rutiineja hallinnossa, HR:ssä ja taloushallinnossa. Jokainen noudattaa samaa kaavaa: selkeä prosessi, joka tehdään tänään käsin ja joka on valmis näytettäväksi kerran. Pilotin ulkopuoliset kollegat ovat alkaneet kysyä, miten he voisivat käyttää Incredibleä omissa tehtävissään. Se on yleensä merkki siitä, että jokin on muuttunut projektista työtavaksi.

Yritykselle, joka kasvaa ottamalla vastuulleen uusia kohteita, sillä on merkitystä. Jokainen kentälle lisätty vartija lisää työtä toimistossa. Kun Incredible kantaa suuremman osan rutiineista, vartijoiden taustatiimi pysyy tahdissa menettämättä sitä huolellisuutta, jonka vuoksi asiakkaat valitsivat yhtiön.

”Olemme aina panostaneet prosesseihimme, koska ne suojaavat palvelumme laatua. Kun Incredible ottaa hoitaakseen yhä enemmän rutiinityötä, voimme ottaa vastuullemme lisää kohteita ja asiakkaita samalla huolellisuudella. Sitä tasoa nimemme edustaa.”

Nils Welin, Chief Executive Officer, ProGuard Security Services

Incredible rakennetaan Ruotsin Jönköpingissä, ja tiimi matkustaa säännöllisesti San Franciscon lahden alueelle tapaamaan asiakkaita kasvokkain. ”ProGuardin toiminta perustui jo valmiiksi hyviin prosesseihin”, sanoo Incrediblen myyntijohtaja Fredric Lundberg. ”Kyle omisti prosessin. Incrediblen piti vain oppia.”

Operatiivista erinomaisuutta etulinjasta taustatoimintoihin. ProGuardilla koko tiimistä tulee Incredible.